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快乐老头的博客

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关于我

身体健康快乐.学到老.活到老.快乐自己 退休快十年了,在家无事可做,每天上电脑玩。有时也帮别人用“Excel”给做些统计表,退体后的时间里约做过100多种统计表。我做这些统计表的目的是让别人的工作更轻松,只求别人满意,从不收取一分钱。我从来就把别人让我做的事看成是一种乐趣,没事干反而难受。

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Excel办公实用操作技术(3)  

2009-02-12 13:51:33|  分类: Excel办公实用操 |  标签: |举报 |字号 订阅

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第三章  Excel格式化表格

 

在工具栏上设有的常用的格式化按钮,如字体、字号、黑体字、斜体字、下划线、左对齐、右对齐、分散对齐、居中对齐等,这些格式化按钮,大家都是会使用的,本章不再叙述。本章重点写一些最实用、但在一般的计算机书籍中又较少涉及到的一些内容。

一、表格线的绘制

这里主要介绍单元格中表格线的绘制,单元格的合并及运用,斜线的制作等主要操作

(一)绘制边框

1、取消网格线。自菜单栏选:“工具→选项→视图”,复选“网格线”使其去掉方框内的“ˇ”即可。

2、绘制边框。选择制表区域后,自菜单栏选取“边框”Excel办公实用操作技术(3) - 快乐老头 - liangdahuai2008的博客按钮,用鼠标左键点击右边的下三角,并自对话框(E3-01:表线框)中用鼠标左键点击不同的线形图,即可划出各种不同的边框。E3-02表格样式1、E3-03表格样式2是经制作完成的表样。

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(二)插入和删除单元格

在要插入单元格处的右键选项对话框中(如E3-04:选项对话框),如选择“插入”,这时又出现一个对话框(如E3-05:插入对话框),再从对话框中选择表格的移动方向并确认即可。如果所移动的方向内有合并单元格的区域,必须先取消其单元格的合并,才
可进行插入和删除单元格的操作。如选择“删除”,也有一个表格的移动方向供选择。

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(三)画斜线

1、用斜线命令画下对角线

自菜单栏选:工具→自定义→格式→下对角线按钮,然后将其拖至菜单栏。在选取需要划下对角线的单元格后,用鼠标左键单击菜单栏上“下对角线”图标即可在单元格中划出斜线(见E3-06:用斜线按钮画斜线)。

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2、用绘图方式画斜线

自工具栏选:绘图→文本框→直线,然后可任意钩划出不同方向的斜线(见E3-07:用绘图方法画斜线1、E3-08:用绘图方法画斜线2)。

在对斜线单元格的文字输入时,选要输入文字的单元格,用鼠标右键单击选择区,在出现的菜单上选:设置单元格格式→对齐→(选择文本对齐方式)→确定。同时在输入文字时用“空格”键及用手动换行的办法调整其文字的位置。E3-08是“数单位”为一行,而“量”及“名称”又各占一行的基础上进行调整的。

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      3、合并单元格及撤消单元格的合并

见(第二章、十六)

二、单元格格式的设置

(一)单元格格式

单元格格式包括:数字、对齐、字体、边框、图案、保护六个方面中各种不同的设置,这六个方面的格式化,都可以从菜单上的“格式→单元格”(或从所选单元格的右键菜单上)选“设置单元格格式”,在“单元格格式”对话框中选项设置(如E3-09:单元格格式对话框)。这些设置都是最基本的和最常用的,有些内容在前面的两章中都有所涉及。尽管要涉及的内容还很多,但都是可以通过自学掌握的。

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注:关于字号,由于可以通过缩放比例设置,实现小表大打或大表小打的效果(见第七章、四),除标题外,表格中的字号一般是不需要设置的。

(二)改变网格线颜色

如果想改变网格线的颜色,可自菜单栏选:工具→选项→视图→网格线→自“颜色”的“6”按钮下出现的颜色列表中,选用所需的颜色即可改变网格线的颜色。但表格线的颜色也会随之改变。

(三)插入图片

一些登记表或卡片上需要插入照片,可自菜单栏选:插入→图片→来自文件→从文件中查找所要插入的图片→插入即可(如E3-10:插入图片)。

图片调出后,为使图片的大小与表格线重合,可用鼠标左键点击图片,在四周出现小“?”块上,用“ALT+鼠标左键”拖拽角上的“?”块对图片的大小进行调整,在鼠标进入图片后出现一个“+”箭头时,可用鼠标左键拖动图片调整图的位置。

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    (四)插入背景

为了美化工作表,可在工作表中插入背景。方法自菜单栏选:格式→工作表→背景。再选需要插入的背景图片文件插入即可。工作表插入背景后,要占用相当大的计算机内存,一般不进行这样的操作。

(五)插入底色

如要在单元格中插入底色时,选取要插入底色的单元格,用鼠标左键点击菜单栏上“填充色”的“6”按钮,从出现的颜色列表中,用鼠标左键点击选取所需的颜色,即可在该单元格中插入底色。

(六)设置列宽和行高

1、用鼠标左键双击列或行的接口处,可按单元格中的已有字符情况自适应列、行的宽度或高度。

2、在列或行的标签上选取其设置的范围后,用鼠标右键单击选定区,在出现的菜单上选“列宽”或“行高”,然后再从出现的对话框中,输入需要的列宽或行高的数值,确定后即可完成设置。

(七)利用格式刷复制单元格格式

选择要复制格式的单元格(区域)后,用鼠标左键单击工具栏上的格式刷按钮,再到要写入格式的单元格,按住鼠标左键选取复制格式的位置,然后释开鼠标即可完成格式的复制。

选择要复制格式的单元格(区域)后,用鼠标左键双击工具栏上的格式刷按钮,可不限制使用复制格式的次数。取消时还再点击一次格式刷。

三、条件格式的运用

所谓条件格式,即将单元格格式设置为受一定条件所控制的格式。比如:商品有最高限价,工资总额有限定指标,工伤事故有大、重大、特大的分类等等。我们可以在相应的单元格(域)中使用条件格式设置,让它在达到限定的指标时,或显示不同字体、字号、及字符颜色,或显示边框样式及底色,或在其中显示不同的图案等。

(一)设置条件格式

设置方法是自菜单栏选:格式→条件格式,再按自己的要求进行设置(如E3-11:条件格式)。还可以通过“添加”按钮在选定范围内设置多个不同的条件。

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如需在某工作表的年龄统计单元域内,将年龄等于或大于38岁的人,在其单元格内显示为“红”色。在选定单元区域后自菜单栏选:“格式→条件格式→大于或等于→输入“38”→字体→颜色,从“颜色列表”中点击红色→确定、再“确定”即完成设置。进行这样的条件格式设置后,只要其单元格的数值满足条件,就立刻显示为红色。

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二)删除条件格式

在有条件格式的工作表中,进入设有条件格式的单元域中的任意位置,自菜单栏选:格式→条件格式,出现如E3-09的“条件格式”对话框后,选“删除”,此时再显现一个“删除条件格式”对话框(如E3-12:删除条件格式对话框),并在框中列有原来设置的条件格式数目[如:条件1(1)、条件2(2)等],可在“选定要删除的条件”前的复选框内用鼠标左键点击,使他出现“a”号后,确定、再确定,即可将需要删除的条件格式删除。

四、有效数据的运用

如按国家规定,不满18周岁人员不能招用,到了60周岁的人员要办理退休手续。我们可以根据这些要求,对相应单元格设置有效数据,对数值加以限定。

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方法是:在选定要限定数值的单元格(区域)后,自菜单栏选:数据→有效数据(Excel2000为“有效性”)→许可(Excel2000为“允许”)→整数→介于→最小值(输入“18”)→最大值(输入“60”)→确定(如E3-13:有效数据)。此后,要在限定数值的单元格输入超出限定范围的常量或变量数值时,如:输入“61”,则立即出现一个菜单,菜单上面提示:“输入值非法,其他用户已经限定了可以输入该单元格的数值”。

五、插入和删除批注

(一)插入批注

选定要写入批注的单元格,自菜单栏选:插入(或单元格的右键菜单)→批注→在出现的批注文字框内输入批注内容即可。

  在写有批注的单元格,其右上角有一个红色的三角点,当鼠标进入写有批注的单元格时,会自动显示出批注的内容(如E3-14:显示批注)。

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(二)编辑批注

在需要编辑批注的单元格的右键菜单上,选“编辑批注”,即可对批注进行编辑。

(三)删除批注

在需要删除批注的单元格的右键菜单上,选“删除批注”,即将该批注删除。

六、模板的建立与运用

目前许多同志对工作表的再运用,采用的方法是复制改名,然后再删除原有的数据,重新加以运用。如果将这个工作表在还没有输入数据前保存为模板,以后不管你调用多少次这个模板,他都是始终存在的。这就省去了很多的工作时间。方法是:

(一)将工作表保存为模板

自菜单栏选:文件→另存为HTML(H)。此时已命名的文件保存在XLSTUVTY即“电子表格模板”文件夹中;自定义模板保存在TEMPLATES即“常用”模板文件夹中。

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(二)模板的调用

Excel 97自菜单栏选:文件→新建→出现菜单后(E3-18:模板对话框),选用所需模板文件,用鼠标左键双击它即被调用。

在2000中,该模板对话框多出一个“其他文档”选项。

在Excel XP中,自菜单点击:“文件→新建(出现“新建工作簿”对话框)→根据模板新建→通用模板”,出现(E3-18:模板对话框),可自其中选取模板调用。

(三)模板的维护

模板文件也是要经常维护的,如对模板文件删除、改名或复制等。模板文件是存放在OFFICE系统的,而系统文件一但发生故障,重新安装后,势必造成所创建的模板文件丢失。如果在重新安装系统文件之前,将所创建的模板文件复制出来,待系统安装完成后,再复制到系统中去,就可防止所创建模板文件的丢失。要维护模板文件,就要知道模板文件所在位置。

Excel 97模板文件夹路径:

我的电脑\C:\PROGRAM FILES\MICROSOFT OFFICE\ TEMPLATES\

Excel 2000模板文件夹路径:

我的电脑\C:\WINDOWS\APPLICATIO DATA\MICROSOFT\TEMPLATES\

七、不显示“0”值的设置

在变量单元格中,其数值为“0”时都全都显示在单元格中,影响其表格的美观。常量单元格中的“0”可以不输入,而将变量单元格中的“0”清除后就等于将其公式清除了。如何让整张工作表内不显示“0”数值呢,方法是自菜单上选:工具→选项→视图→窗口选项→在“零值”前的复选框去掉“b”并确定。此时,工作表中的所有“0”值数就不再显示了。

八、数字中的特殊格式

在Excel工作表中,可使用中文小写或大写数字格式。如某一单元格中有数字“1234.54”,进入这个单元格(或单元格区域),自菜单栏选:格式→单元格→单元格格式→数字,从“分类”对话框中选“特殊”;此时“类型”对话框中出现“邮政编码、中文小写数字、中文大写数字”三个选项(Excel 97中多一个“电话号码”选项),如果选“中文小写数字”并确定后,单元格中的数字变为“一千二百三十四.五四”;如果选“中文大写数字”并确定后,单元格中的数字变为“壹仟贰佰叁拾肆.伍肆”。

当选择了中文小写数字或中文大写数字后,在还没有确定的情况下,单元格格式对话框的下部出现“特殊格式可用于跟踪数值清单及数据库的值”的提示,就是说,这些特殊格式中的中文数字,是可以作为常量数值进行变量引用的。

还可用自定义的方法,实现数字的中文小写或中文大写。在选取单元格(区域)后,自菜单栏选:格式→单元格→单元格格式→数字,从“分类” 对话框中选“自定义”,再从“类型”对话框中选“[DBNum1]G/通用格式”,使单元格中的数字格式变为中文小写数字;或从“类型”对话框中选“[DBNum2]G/通用格式”,使单元格中的数字变为中文大写数字。

注:在单元格中,无论采用数字中文小写或数字中文大写的格式,该单元格被公式引用后,其变量值均生成中文小写数字。

九、自动套用格式

Excel提供了一套工作表格式,如果认为有些格式很实用,可在完成工作表的制作后加以套用。方法是选定要套用格式的工作区域,自菜单栏选:格式→自动套用格式→出现“自动套用格式”对话框后,选所需要的格式并确定,即可完成格式的套用。E3-19:是Excel 2000的自动套用格式对话框,Excel 97的自动套用格式对话框的样式有所不同,但格式内容完全一样。

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十、单元格格式

上面讲了Excel许多特殊格式。还数字、对齐、字体、边框、图案等单元格格式。因这里面设及问题较多,重点就数字、对齐、字体作一些说明。

(一)数字格式

在选取的单元格或域中的右键菜单上选:“设置单元格格式→数字→分类”,在分类窗口有:“常规、数值、货币、会计专用、日期、时间、百分比、分数、科学记数、文本、特殊、自定义”格式的选择和设置。在一个单元格中,尽管是数字但并不作为数字存放,或者是日期,或者是“特殊”格式中的“邮政编码、中文小写数字、中文大写数字”存放,或者是以文本格式存放等。且每一种数字格式都包含若干个格式选项。用好了“数字”格式,可以使单元格的数字直观、美观。

(二)对齐格式

在“对齐”格式的“文本控制”中,有“自动换行、缩小字体填充、合并单元格”三种格式。

1、在Excel 2000\XP中文字对齐方式中,分散对齐可实现左右缩进

在Excel工作表中,文字也是要经常作为常量值被公式所引用的。在输入文字中往往为了美观,使用空格键调整文字的位置。而空格键又会影响变量值的准确性。如用使用分散对齐,其文字分散后又紧贴两边的表线,达不到美观的效果。在Excel 2000\XP中使用“分散对齐”的同时,可加设置“增加缩进”来解决这个问题。设置方法是:

在工作表中选取需要分散对齐的单元格(区域),自菜单栏选:格式→单元格→对齐→水平对齐→从文字框的菜单中选“分散对齐”→在“增加缩进”前的复选框内用鼠标左键点击,出现“b”后确定退出。其效果如下表:

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2、在Excel 2000\XP中可实现文字左缩进

在需要左缩进的文字单元格(域)中输入文字时,先不要使用空格键去预设左缩进位,待全部输入完成后再去设置。方法是:

选定要设置左缩进的单元格(区域),自菜单选:自菜单栏选:格式→单元格→对齐→水平对齐→从文字框的菜单中选“靠左(缩进)”→在“缩进”下面的数字框内写入缩进数值,确定后退出即完成左缩进的设置。其效果如下表中的1、2、3、4、5项的显示:

 

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(三)字体格式

字体中包括“字形、字号”。因Excel在打印时可按纸张大小缩放打印,在整个表格,只可设定一种字体字形和字号。方法是选“工具→选项→常规”,在其对话框中,对“标准字体”的“字体、字号”进行设置后,建议不再作其他的改动。

十一、Excel XP的文字编排格式

(一)对文字竖排

Excel XP可对单元格文字竖排。在菜单栏的右键菜单上选:“自定义→命令→类别→格式”,从“命令”窗口中找到Excel办公实用操作技术(3) - 快乐老头 - liangdahuai2008的博客“竖排文字、垂直分散对齐、底端对齐、垂直居中、顶端对齐”,五个命令按钮,并将拖到格式菜单栏,以方便在某单元格进行文字竖排时运用。

(二)对文字旋转及斜排

Excel XP可对单元格文字进行旋转及斜排。仍按上述路径找到Excel办公实用操作技术(3) - 快乐老头 - liangdahuai2008的博客“向上旋转文字、向下旋转文字、顺时针斜排、逆时针斜排”四个命令按钮,并将拖到格式菜单栏,以方便在某单元格进行文字旋转及斜排时运用。

对于旋转及斜排文字的角度,可在单元格的右键菜单上选:“设置单元格格式→对齐→方向”的设置框内进行任意角度的设置。

 

 

 

 

 

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