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快乐老头的博客

已是青年老人啦!哈哈!哈哈!

 
 
 

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关于我

身体健康快乐.学到老.活到老.快乐自己 退休快十年了,在家无事可做,每天上电脑玩。有时也帮别人用“Excel”给做些统计表,退体后的时间里约做过100多种统计表。我做这些统计表的目的是让别人的工作更轻松,只求别人满意,从不收取一分钱。我从来就把别人让我做的事看成是一种乐趣,没事干反而难受。

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第四章 编辑Word文档  

2012-02-09 21:12:54|  分类: Word实用操作 |  标签: |举报 |字号 订阅

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第四章  编辑Word文档

一、常用快捷键


编辑用快捷键

Ctrl+C,复制。

Ctrl+X,剪切。

Ctrl+V,粘贴。

Ctrl+S,保存文件。

Ctrl+F12,打印文件。

Ctrl+Shift+C,复制格式。

Ctrl+Shift+V,粘贴格式。

Ctrl+Y,或“F4”重复前一次操作。

Ctrl+F,查找。

Shift+F4,重复“查找”或“定位”。

Ctrl+H,查找与替换。

Ctrl+A,选择整篇文档。

Ctrl+Z,撤消前面的操作。

Ctrl+K,插入超级链接。

窗口用快捷键

Ctrl+W,关闭活动窗口。

Ctrl+F2,预览功能。

Ctrl+F10,最大化窗口。

Atl+Ctrl+S,水平折分调整活动窗口。

字符快捷键

Ctrl+Shift+>/<,增大/减小字号

Ctrl+]/[,按磅增大/减小字号。

Ctrl+D,字体。

Ctrl+B,变粗体字。

Ctrl+U,加下划线。

Ctrl+I,变斜体。

Ctrl+Alt+C,输入版权符号“?”

Ctrl+Alt+T,输入商标符号“?”

Ctrl+Alt+R,输入注册符号“?”

Shift+6,输入省略号

Shift+F3,改变英文字母的大小写。

Shift+F8,缩小所选文本内容。

Shift+F10,显示快捷菜单。

Shift+F12,保存文件能。

段落快捷键

Ctrl+M,左侧段落缩进。

Ctrl+T,创建悬挂缩进。

Ctrl+Enter,插入分页符。

Ctrl+Q,两端对齐。

Ctrl+E,居中对齐。

Ctrl+R,右对齐。

移动光标快捷键

按“Home”键,将光标移至行首。

按“End”键,光标移至行尾。

Ctrl+Home,将光标移至文头。

Ctrl+End,将光标移至文尾。

Shift+F5,打开文档后快速进入上次编辑的位置。

Winkey+d,可将桌面上的所有窗口最小化,再次按下都会回来。

Winkey+f,进入搜索窗口。

Winkey+r,弹出“运行”窗口。

Winkey+e,进行“资源管理器”。

Alt+Tab,将打开的多个窗口的名称图标显示出来,不松Alt按Tab键选择要打开窗口。

注:Winkey键即键盘上刻有Windows徽标的键。E

 

二、巧用鼠标

(一)巧用鼠标左键

在文字段内单击鼠标左键可定位插入点。

按住“Ctrl+单击鼠标”可选取文字中的一个句号段落。

在点击字段起始点后,移动鼠标到终止点时,再按住“Shift+单击鼠标”可选取一个文字段落。向上和向下选取段落均可。

在文字段落内双击鼠标,可选取择鼠标右侧的文字或一个单词,三击鼠标,可选取一个自然段。

双击“在编文件”栏右边的空白处,可使窗口变小或变大。

双击工具按钮栏的空白处,可调出“自定义”对话框。

双击上标尺或左标尺,可调出“页面设置”对话框。

双击菜单名,可显示完整的条幅式菜单。

选取复制格式对象后,双击“格式刷”可无限地复制所选取的格式,但不用格式刷时,还要再点击一下格式刷。

在文本的空白位置双击鼠标,可设定文字段落的起始点,调整位置时可拖动上标尺中的右对齐“ ”制表符。

当鼠标在文字左侧出现箭头指向文字行时,单击鼠标可选取一行文字;双击鼠标可选取一个自然段;三击鼠标可选取整篇文档。

在每个分页线左(右)上角双击鼠标,可调出“页眉和页脚”设置菜单;再次双击鼠标,可调出“页面设置”对话框。

在上标尺两侧的空白处双击鼠标可调出“页面设置”对话框。

选取文字、段落或图片后,拖拽(动)鼠标,可移动文字、段落或图片;按住“Ctrl+拖拽鼠标”可进行复制。

在图片上双击鼠标,如果该图片题注是组合形的,可调出“设置对象格式”对话框;如果图片的题注是编辑形的,可进入编辑状态。

按住“Alt+移动鼠标”可选取文字段的矩形块。

在表格的表线上双击鼠标,可自适应表格的宽度。

在表格左上角的 处双击鼠标,可调出“表格属性”对话框。

在调整表线、图片位置、文字段落左缩进等操作中,按住“Alt+拖拽(动)鼠标”可不呆板地平滑拖动。在调整表线时,按住“Alt+拖曳”可在标尺栏显示单元格的尺寸数值。

(二)巧用鼠标右键

选择文字域、图片、表格等对象,右击鼠标,可显示一个适用的右键菜单。但点击右键的位置十分重要。如在表格的单元格中、上边框外、左边框外及表线上、图片中及边框上的不同位置上,其右键菜单的内容都不相同。

用鼠标右键拖移选取的文字、字段、图片等对象到另一位置后松开,便出现一个对话框(见W4-01:右键拖拽菜单),可实现拖拽对象的移动、复制、链接或超级链接的操作。

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按住“Ctrl+转动鼠标滚轮”可改视窗的大小。

(三)巧用鼠标滚轮

在文本编辑窗口任意位置按下鼠标滚轮后,立即出现一个“ Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客”图形,此时向上推动鼠标可向上滚屏、向下拖动鼠标可向下滚屏,松开鼠标滚轮后,便停止屏幕的滚动。其效果与转动滚轮基本相同,所不同的是可以控制滚屏的速度,方便在屏幕滚动中阅读文档。

三、Word复制及移动文本

在“本章 一、常用快捷键”中介绍了“剪切”、“复制”、“粘贴”三个快捷键。另外在选取文本对象(文字、字段、符号、图片等,下同)后,按“Shift+F2”,到粘贴位置后按回车也可完成对象的复制;

Word文本复制及移动深层次方法还有:

(一)剪贴板法

在Word 2000中所提供剪贴板上可存放12条剪贴内容(文字段落、图片等),超过12条内容时,便自动删除最先存放的一条内容。当鼠标指向一条剪贴内容时,便立刻显示出该条内容的前10-14个汉字,点击该词条按钮即可将它粘贴到编辑的文档中去。如果点击上面的“全部粘贴”按钮,可同时将12条内容物全部粘贴到文档中去。点击上面的清空“剪贴板”按钮,就可清除剪贴板中的全部内容。调用或退出“剪贴板”的方法是,在菜单栏任意位置的右键菜单上,复选“剪贴板”命令,即可调用或退出“剪贴板”(见W4-02:剪贴板图)。该剪贴板可以拖放到窗口的任意位置上。对于需要反复粘贴的文字段落或图片,这种方法是非常有用的。退出编辑时,系统会提示是否保存剪贴板的内容,如选保存,下次编辑文档时,剪贴板中的内容还可继续使用。
Word XP的剪贴板,在“第二章、三”中介绍。

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(二)选择性粘贴
用“选择性粘贴(见W4-03:选择性粘贴图)”,可将剪贴复制的文本对象粘贴为[“Wicrosoft Word文档对象、带格式文本(RTF)、无格式文本、图片、HTML格式、未设格式的Unicode文本、以及“粘贴链接”]等格式。“选择性粘贴”只能粘贴最后一次剪切、复制的内容,在不作任何选择的情况下,所粘贴的是“HTML格式”。“选择性粘贴”对文档编辑中最有用的是粘贴为“图片”及“粘贴链接”。粘贴为“图片”的后续操作方法,同格式化图片的操作方法。如在一篇文档中使用了“粘贴链接”后,对复制对象所做的修改,同时也就对链接对象中的内容做了相同的修改

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四、超级链接

“超级链接”主要用于文档与文档之间的链接。假如我们要将许多法规文件的文件名,汇集在一个目录文件之中,就可使用“超级链接”的方法。打开文件目录后,需要查看哪个文件,只需要点击“超级链接”中的文件名,就可方便地进入那个文件。这对于在网络中公布某个系统(如《法规系统》)是很有用的。
       建立“超级链接”的方法是自菜单栏选“插入→超级链接(按快捷键“Ctrl+K”),进入“插入超级链接”对话框后(见W4-04:插入超级链接图),一是从“或从列表中选取:→近期文件”的文件名列表框中选取文件;二是从“或从列表中选取:→浏览目标”进入“链接到文件”的对话框中选取要链接的文件。点击选取的文件后,两次确定后退出,即完成一个文件的链接。此时在窗口增加了一个“Web”工具条(见W4-05:Web工具条),可从“Web”工具条的文件框内选择要浏览的文件。Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客

五、查找和替换
       在文档编辑中,经常会遇到一些语句在整篇文档中反复出现的情况,比如在一篇文档中多处出现《××安全管理规定》,可在输入《××安全管理规定》的位置输入一个“*”号(其他符号也可),整篇文档输入完成以后,自菜单栏选“编辑→替换(或按Ctrl+H)”,在“查找和替换”对话框的“查找内容”文字框中输入“*”号,在“替换为”文字框中输入“《××安全管理规定》”(见W4-06:查找和替换图),点击“全部替换”,瞬时便完成所有的替换内容。 Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客

 

六、输入偏僻字

在用Word编写文档中,往往有些人名、地名是偏僻字,用常规的打字方法是打不出来的。如:壵(尧)、迺(乃)、懋(茂)、朤(亮)、昍(晒)等等;地名中没有见过的和不认识的字就更多了。

造字,会出现三种不利的情况:一是所造的字无法任意改变字体;二是在重新安装计算机程序后,所造的字也就消失了,无法长期保存;三是在网络运行中,从对方的计算机中打开你传去的文件,也无法显示你所造的字。

不造字也能输入偏僻字。如汕头市简称“鮀”,现以这个“鮀”字为例,介绍两种输入偏僻字的方法。

一是符号插入法。从菜单栏选:“插入→符号→符号”,在“字体”对话框中选(标准字体),在“子集”对话框中选“CJK兼容字符”或“CJK统一汉字”,在其文字框的列表中,有很多认识和不认识的偏僻字,可从中找到这个“鮀”字,点击“插入”就完成了一个偏僻字的输入。尽管这种办法可行,但找字是很费时间的,简直就是大海里捞针。

二是部首定位法。从符号对话框可以看出,按照第一种方法打开的符号对话框,从文字列表中可见,所有的汉字都是按部首排列的。我们可以用部首定位法来定义字的部首,再查找所要输入的字。以输入“鮀”字为例,先在编辑文档的字位上输入一个偏傍“鱼”字,选取这个“鱼”字后,再自菜单栏选:“插入→符号”,这时光标就自动停留在文字对话框中的“鱼”字上(见W4-07:符号对话框图),此时再去找那个“鮀”字,范围就小多了。找到“鮀”字后,点击“插入”就完成了“鮀”字的输入。

假如用上述两种方法输入的偏僻字是常用字,可点击W4-07图的下方的“自动更正”或“快捷键”两个按钮之后,按其提示的对话框进行“自动更正”或“快捷键”定义。以后再次输入一些偏僻字时,就可使用替换符或快捷键进行输入了。


注意:1、偏僻字不是所有的字体都能显示的,一般只能使用宋体字。2、要在Excel中输入偏僻字,就只能从Word的文档中进行复制了。

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七、制作标志符

经常需要在一些场合张贴标志,如:“小心有电、男厕所、女厕所”等。如果不想专门做图,用输入符号的方法就可以完成制作。方法是:

从菜单栏选:“插入→符号→符号”,其中:“小心有电、男厕所、女厕所”在“字体”对话框中选“Webdings”字体选取;“禁止吸烟”在“字体”对话框中选“Webdings”字体,在其对话框中选一个所需的字符插入,再用“Ctrl+]”的方法将字符放大到需要的大小,最后用“文本框”法在符号下输入文字,并将文本框设置为无线条即可。
如果字符放大操作中有显示半个字的现象,就要对“段落”大小进行重新调整。部分标志如下:

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八、合并字符法造字

还有一些以字代词的字,如工程中常用的“混凝土”是以上“人”下“石”即Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客的合并字;“钢筋混凝土”是以左“石”右上“人”右下“工”即由“石、人、工”三个字组成。这些字是无法用插入符号法输入的。现就这两个字为例,介绍如何用合并字符法造字。还可参阅“第七章、四、(五)”

 (一)造Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客

第一步输入“人石”。选取“人石”二字,自菜单栏选:“格式→中文版式→合并字符”此时显示出Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客图样,在图样的右键菜单上点击“切换域代码”,所显示的域代码为: {eq\o(\s\up 6(人 ),\s\do 2( 石))}

第二步反复调整域代码中up值及do值,删除“人”字后及“石”字前的空格,并反复调整“人”、“石”字符间隔的“缩放、间距、位置”值(方法见本章、第十一  字符缩放),通过反复“切换域代码”观看实际效果。所需字体的大小不同,各种数值的调整值是不相同的,不便具体介绍。上下合并字符造字,要将字符设置为扁体字,经过调整后,本例中的城代码值如:Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客,切换城代码后即显示为“{eq \o(\s\up 3(人),\s\do 6\(石))}”。

 

(二)造Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客

第一步仍用(一)的“{eq \o(\s\up 3(人),\s\do 6\(石))}”域代码,在EQ之后输入“石”字,显示的域代码为“{Eq 石\o(\s\up 6(人),\s\do 3(工))}”。第二步将域中的“石”字设为长字体,同时将“人、工”两字设为偏字体,在“up”及“do”的数字后加一个空格键,同时改写其后数字,以调整两字的上下间距。再通过对“缩放、间距、位置”值的反复设置及“切换域代码”观看实际效果,直到满意这止。本例中所造的字如:“Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客”,切换城代码后如“{e q 石\o(\s\up 5(人),\s\do 3(工))}”

  九、让回车换行后不自动编号

使用Word进行文字编辑中,输入第一个编号后,每次回车又出现一个增序的编号,让人难以接受。解决办法是:
        从菜单栏选“格式→项目符号和编号”,在“项目符号和编号”对话框(W4-08项目符号和编号对话框)将“项目符号、编号、多级符号”三个选项均设置为“无”。使用Word 97编辑文档,自菜单栏选:工具→自动更正→自动功能(Word 2000为“键入时自动套用格式”)→将“自动编号列表”前复选框内的Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客 去掉→确定(见W4-09:自动更正对话框图)。以后按回车就不会再出现自动编号的现象了。

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十、设置上标和下标

在文字编辑中常常会遇到写入上标和下标的情况。如Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客等。有三种方法可以设置上标和下标:

一是快捷法:选取要设置上标或下标的字符后,用Ctrl+Shift+“+”和Ctrl+“+”组合键可设置上标和下标(只有在英文输入设置状态下才起作用)。如要取消上标或下标的设置,就再如法重复操作一次。

二是命令法:用自定义Word菜单的方法(见脚注Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客),将“Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客上标”和“Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客下标”命令定义拖到常用菜单栏中,应用时,选取要设置上标和下标的字符后,点击“Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客上标”和“Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客下标”命令按钮即可。



 

Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客详见“第二章、二、(三)”

 

三是菜单复选法:选取要设置上标和下标的字符后,自菜单栏的“格式”(或右键)下拉菜单中打开“字体”对话框,在框中选“字体”,再从“效果”下面的“上标、下标”左侧的复选框中钩选(见W4-10:字体对话框)。

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十一、字符缩放

在“格式”工具栏上有一个字符缩放Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客按钮。当用鼠标点击右边的下三角按钮时,会现一个“33%-200%、其他”选项菜单。如点击“其他”选项时,便出现一个(或从编辑文档中的右键盘菜单上,点击“字体”也可调出)“字符间距”对话框(见W4-11:字符间距)。框中有“缩放、间距、位置”三个选项。在“缩放”下拉菜单中,有“33%-200%”的选项,与点击字符缩放Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客按钮 的提示相同,正常的字体为100%,大于100%时为扁字体,小于100%为长字体。应用中,还可直接从“缩放”文字框改写任意比例数。

在“间距”下拉菜单中,有“标准、加宽、紧缩”三个选项,是针对设置字间距用的。

在“位置”下拉菜单中,有“标准、提升、降低”三个选项,是针对设置文字上下排列位置用的。

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现举例如下:

 

(一)字体举例

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(二)用“提升”法让文字与下加线有间距

假如用输入下划线的文字做文件标题,如:

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可以看出下划线距离文字太近了,不好看。要让下线距离文字远一些,可在文字输入时,让文字的两端各多出一个空格的下划线标题:

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在选取标题文字后(注意,不选两端的空格下划线),用“提升”文字的方法,并从“镑值”对话框中输入要提升的镑值,就可以让下划线与文字出现间距了。下划线与文字有了间距,标题就好看多了。下面是提升4镑后标题:

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(三)定义特大号字

Word最大字号为1637.5磅,约57.785厘米。用“Ctrl+Shift+>/<”可增大/减小字号,按“Ctrl+]/[”可按磅增大/减小字号。为使定义的特大字号能与定义纸张匹配,需要进行纸张的页边距、字体间距、段落、对齐方式的反复调整。 

十二、网上审阅文稿

我们撰写的各种文档总是要让领导或其他同志进行审阅的。有了局域网以后,算是向网上办公迈出了第一步;多数人都是用Word撰写文档的,这是网上办公的共同基础。但目前所采用的主要审阅办法,还是打印好文档后交给审阅者去审阅。这样做的结果不仅浪费了纸张、时间,也不符合“代表先进社会生产力的发展要求”。其实,可以将文档设置为共享,让审阅者直接从网上邻居中打开对方的共享文档,进行“修订”或“审阅”。同时,这样做还省去了从网上发去发回的时间。不仅省纸而且省时,还可让撰写者对审阅中插入或删除的内容一目了然,接受或拒绝审阅也十分方便。

(一)设置共享文件夹

共享只能针对文件夹。方法是,右击“文件夹→点击属性→共享→共享为”,在“访问类型”下有“只读、完全、根据密码访问”三项可选,默认“只读”,因为文件是提供别人修订的,所以应选取“完全”,下面的密码为非必选项,再点击“应用”、“确定”。

Word XP右击“文件夹→属性→共享”,在“本地共享和安全”的文字段落中,点击“共享文档”,调出共享文档窗口后,将要共享的文档拖到这个窗口之中。

(二)打开共享文档

双击“网上邻居→整个网络”,找到并双击对方“工作组→计算机名”就可进入对方的计算机,找到对方的共享文件夹和文件后,打开文件。 

(三)修订文档

1、使用修订

(1)在中打开需要修订的文件,钩选:“工具→修订→突出显示修订(见W4-12:突出显示修订图)”,点击“编辑时标记修订”和“在屏幕上突出显示修订”前的对话框予以钩选,再点击“选项”,并从“修订”对话框中定义“插入的文字”及“删除的文字”的“标记”和“颜色”后,确定退出。
Word XP点击菜单栏“工具→修订”,在其菜单上(见W4-16)点击修订Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客命令 按钮即可。

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(2)进行了上步处理后,这时在对所要审核的文稿进行修订时,你会发现,你插入文稿中的文字会自动变色并加上了下划线;删除的文字也并未从文稿中清除,而是将文字变色并加上了删除线。同时,在修订过的文字行左有一条竖线标记。

(3)当你将光标放到被插入或删除的文字上面时,会显示一个文字框,并在框内说明是什么时间插入或删除的内容。

2、接受或拒绝接受修订

(1)部份接受或拒绝修订,选择要接受或拒绝接受“修订插入或删除的文字”部位,然后从右键菜单上(W4-13:修订用右键菜单图)选用“接受修订”或“拒绝修订”即可。

(2)全部接受或全部拒绝修订。在执行上步操作的右键菜单上,再选“接受或拒绝修订”命令,并在其对话框(见W4-14:接受或拒绝修订图)中选“全部接受”或“全部拒绝”,“关闭”即可。

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       (3)不再使用“修订”了,还得按“(一)1、”的操作顺序把“编辑时标记修订”和“在屏幕上突出显示修订”前对话框中的钩去掉,并退出。要不会一直会修订下去的。很可能有人觉得这样做有些烦,其实你还可以用“审阅”菜单命令来做“接受或拒绝修订”的工作。

 

(四)审阅文档

1、调出审阅菜单

在工具栏的任意位置点击右键,在出现的条幅式菜单中选“审阅”,调出“审阅”菜单(见W4-15:审阅菜单图)。Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客


2、审阅菜单上的工具按钮

从左至右分别为:插入批注、编辑批注、前一批注、下一批注、删除批注、修订、前一处修订、下一处修订、接受修订、拒绝修订、突出显示(可自义改变显示颜色)、创建Microsoft Outlook任务、发送到邮件收件人。其实你只要将鼠标指向某个按钮,便会自动显示按钮的用途。

3、Word XP的审阅菜单

在Word XP的编辑窗口中,按“Ctrl+Shift+E”快捷键、或点击“工具→修订”命令、或双击编辑窗口编辑状态栏的“修订”命令,均可调出Word XP的“审阅”菜单(W4-16:Word XP的“审阅”菜单),如果只是为了修订而使用这个菜单,只需点击菜单上的 修订命令即可。其它操作的右键菜单与Word 2000相同。Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客

4、如何使用审阅菜单

一句话“需要使用那个按钮就点它一下”。不过,就修订而言,当完成修订以后,还要再点一下“修订”按钮,要不然就总是修订下去了。

 

十三、公式编辑器

(一)设置公式编辑器命令按钮
自菜单栏选:“工具→自定义→命令→插入→命令”,从对话框中找到“公式编辑器”命令(见W4-17:定义公式编辑器命令),并把它拖放到常用工具栏上,此时的工具栏上出现一个“公式编辑器”Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客 命令按钮。

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(二)调用公式编辑器
如果Word未安装“公式编辑器”,点击Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客 命令按钮后,会出现一个是否安装“公式编辑器”的提示(见W4-18:未安装公式编辑器提示)。此时可插入系统盘后,点击“是”进行安装。Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客

 

如果系统已经安装了“公式编辑器”程序,点击Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客 命令后,即可调出(见W4-19:公式编辑器),在编辑器上共有19个模板,每个分项模板的下拉式菜单中,又有多个模板选项,可在公式编辑中按不同要求选用所需的模板。

公式编辑器上部从左至右的各分项模板是:关系符号、间距和省略符号、修饰符号、运算符号、箭头符号、逻辑符号、集合论符号、其他符号、希腊字母(小写)、希腊字母(大写);
公式编辑器下部从左至右的各分项模板是:围栏模板、公式和根式模板、上标和下标模板、求和模板、积分模板、底线和顶线模板、标签箭头模板、乘积和集合论模板、矩阵模板。Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客

 

(三)编辑公式举例


如某校对学生进行仰卧起坐的体育测试,并按年龄、参加人数及不同时间段所达到的次数,统计仰卧起坐的体育测试频数。公式如:{[(各种频数的平方和)减去(各种频数和的平方)]除以(参加人数)再除以(参加人数减1)}的(平方根)。

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因为Word XP的公式编辑器不支持中文写入,所以只好用“x”表示频数,用“n”表示人数,所做的公式如:

顺便再做两道公式:
例1:

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例2:

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       再次编辑公式时,在公式的右键菜单上点击“公式对象”,在出现的菜单上有“编辑、打开、转换”三个命令选项,如点击“编辑”命令,即可对公式进行修改等操作。公式编辑器所编辑的公式,是以图文框的形式展示的。在公式编辑的选项模板中,提供了各种图形模板,公式编辑中只要选取所需的模板,就能方便地编辑出公式。但office xp系统的字体中必须有Webdings字体,否则公式编辑器不能正常使用。

 
十四、Word 2000的组织结构图

(一)调用组织结构编辑窗口


自菜单栏选:“插入→对象→新建”,从对话框中找到“MS 组织结构图”后,再点击“确定”即可调出“组织结构图”编辑窗口(见W4-20:组织结构图编辑窗口)。窗口第一栏为该组织结构图放置于什么文件之中;第二栏为菜单栏;第三栏为命令按钮栏,从左至右分别是“选择、显示比例、部下、左同事、右同事、经理、助理”七个命令按钮。Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客

 

(二)编辑组织结构图

1、改写标题

在组织结构窗口的中,将“图表标题”改写为需要的标题名称,并进行字体、字号的设置。

2、编辑组织结构图

第一步确定样式。从组织结构图窗口的菜单栏点击“样式”,此时出现“工作组”菜单(见W4-21:工作组菜单)并点击需要的样式命令,在鼠标出现画笔形状后,再点击窗口中预显的结构图,即可改变原来的结构栏形式,再按实际结构需要,选用第三栏命令进行编辑,退出窗口后即完成组织结构图的编辑。

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3、设置组织结构图格式

退出编辑后,所显示的组织结构图在Word窗口中只显示一个图形框的下半部分,需要按插入图片后的“设置图片格式”的方法对图片进行设置。详细操作请参照本书中有关插入图片后的操作方法。

十五、批注

在文档中使用批注后,批注位置的文字处自动用黄色底标突出显示,当光标指向批注时,即刻显示出批的内容。他的主要用途有二:一是审阅文档时,注释审阅者的修改意见,用于参考;二是编辑者在文档中注解段落的含义,用于回忆。

(一)插入批注
点击窗口上菜单栏的“插入→批注”,此时在编辑窗口下又出现一个“批注来源”窗口(见W4-22:批注来源窗口),在这个窗口内输入批注内容后,点击“关闭”命令即完成一条批注的插入。

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Word XP的批注更为直观。自菜单栏点击“插入→批注”后,其标注框显示在文档的右侧,并以一条红色引线指向插入批注位(W4-23:Word XP的批注实例)。可直接编辑批注,删除批注的方法同下面的(三)。

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W4-23:Word XP的批注实例


(二)编辑批注

在需要编辑(修改)的批注的右键菜单上,点击“编辑批注”命令,再次出现“批注来源”窗口,并显示出原来的批注内容后,可对原批注进行编辑。

(三)删除批注

在需要删除批注的右键菜单上,点击“删除批注”命令。

十六、脚注和尾注

在一篇文档中可同时包含脚注和尾注。脚注出现在文档中每一页的底端,用于对文档内容进行注释;尾注一般位于整个文档的结尾,用于说明引用的文献。 

 在编辑文档中,点击要插入注释引用标记的位置,从菜单栏选:“插入→(Word XP多一层“引用”菜单)脚注和尾注”命令(见W4-24:脚注和尾注对话框),按需要从脚注和尾注对话框中点击“脚注”或“尾注”,在“编号方式”下选择所需选项,如选“自定义标记”,可点击“符号”按钮,选取想要输入的符号,或直接在其右的文字框中插入文字。然后点击“选项”按钮,从“注释和选项”对话框(见W4-25:注释和选项对话框)中选择“所在位置、编号格式、起始编号”等,并按自己喜欢的样式(如:“AA-1、参阅-1”或者“Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客”等)进行设置,设置完成后确定退出。此时,注释标记便插入到注释位置旁边,见本页下部“Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客的注释。在位于页面下部的注释处输入注释,即完成一条注释的定义。当光标指向注释标记处时可影显注释的内容。可直接在脚注或尾注处进行内容的修改。



Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客 这就是注释的式样。

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十七、超级链接

使用超级链接,可将与主文档有关联的文档链接在一起,方便跳转文档阅读。

(一)插入超级链接

在插入超级链接处选取(或不选取)需要标记的词语,如选取标记的词语,则所插入的链接的标记是所选取的词语;如不选取标记词语,则所插入的链接标记为指定的链接文本名称。
自菜单栏选:“插入→超级链接”,在“插入超级链接”对话框(见W4-26:插入超级链接对话框)中点选“链接到:→原有文件或Web页”,再点选“浏览目标:文件”,从“链接到文件”对话框(见W4-27:链接到文件对话框)的“查找范围”下的菜单中点选“历史”,在从“查找范围”右边的路径菜单中查找并选取需要链接的文件,两次确定后退出,即完成一个文件的链接。在链接处的文字颜色及下划线均为褐色。 Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客

(二)打开及返回超级链接
在超级链接标记处双击鼠标即可打开超级链接文档。点击“web”工具栏(见W4-28:web工具栏)的向右箭头即可返回。在窗口菜单栏任意位置的右键菜单中,即可用复选方式关闭和打开“web”工具栏。

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(三)取消超级链接


选取超级链接的标记处,从右菜单中点击“超级链接”并在二级菜单中点击“取消超级链接”(见W4-29:取消超级链接两级菜单)。Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客

 

十八、自动图文集

(一)创建及应用自动图文集

如我们经常要输入“三个代表”的内容,每次输入不仅花费时间,而且也容易出错。能不能用一种简单的方法,在需要时快速输入“三个代表”的内容呢?完全可以。方法是在菜单栏任意位置的右键菜单上点选“自动图文集”,调出“自动图文集”菜单(见W4-30:自动图文集图),选取“三个代表”的全部内容后,再从“自动图文集”菜单中点“新建”,此时所选内容的前十个字已经进入到(请命名您的“自动图文集”词条)下的文字框内(见W4-31:创建“自动图文集”图),确定后即完成一个词条的定义。用这种方法不仅可以定义词条,还可以定义符号、图片等。有些容易输错的内容,如银行帐号、单位名称等。还有一些每次输入查找困难的符号,如“Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客”等。使文字编辑工作更轻松自如。

在编辑文档中输入定义的词条时,有两种方法:

一是在文字输入时,只要输入词条的前三个字,所定义的词条便即刻影现出来,只需按“Tab”键,便可将所定义的内容输入到文档中去。二是从自动图文集菜单(见W4-30:W431自动图文集图)中点击“所有词条”按钮,将光标移向下拉式菜单中的“正文”处,即可选择所定义的词条,点击后即可输入。 Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客

(二)删除自动图文集词条
删除自定义词条的方法是:点击“自动图文集”菜单最左的“自动图文集”按钮,在出现的“自动更正”对话框中(见W4-32:自动更正对话框图)选“自动图文集”,从“请在此键入‘自动图文集’词条”文字框中,找到要删除的词条后,再点击“删除”按钮,确定退出后即可删除不需要的词条。Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客

 

(三)保存自动图集

如果你在文档编辑中创建过“自动图文集”,退出Word程序时,系统提示“所做修改影响共用模板Normal。是否保存所做的修改?”(见W4-33:保存自动图文集对话框),点击“是”,就可保存所创建的“自动图文集”。

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计算机出故障,重装系统是常事。为不使所定义的词条因重装系统而丢失,请按以下路径找到所定义的词条文件予以备份,重装系统后,再按路径把他恢复到原来位置。所定义的“自动图文集”词条内容保存在office安装文件下的mso.acl文件夹中,有两个文件,一个在c:\program Files\Mcrosoft office\office\2052\下,另一个在c:\program Files\Mcrosoft office\office\1033\下。

  十九、输入符号

在文档中输入符号是很平常的事,一般的符号用键盘输入法就可以输入。但确有一些符号是无法用键盘输入法输入的。现就输入符号的方法介绍如下:

(一)输入常用符号

一是应用符号栏法。在Word 2000的菜单栏任意位置的右键菜单上,找到“符号栏”并点击它,此时便出现一个符号栏(见W4-34:符号栏图),可从这个符号栏中选取要输入的符号后点击输入。如要输入二○○三年中的“0”就可用符号栏中“○”了。可将这个符号栏拖到菜单上去作为一个常设工具栏。

注:Word XP没有这个符号栏。

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二是应用键盘法。如果在你的汉字输入法中有全拼输入法或微软拼音输入法,可利用它的键盘输入法进行一些符号的输入。以全拼输入法为例。在全拼输入法图标的键盘按钮上点击右键,此时便出现一个对话框(见W4-35:键盘选择图),在对话框的右栏有“标点符号、数字序号、数学符号、单位符号”等,点选其中一种符号,就可在窗口的右下角显示一个键盘图(见W4-36:单位符号键盘图),可按图中的符号及键位提示,用键盘输入各种符号。再次点击全拼输入法图标的键盘按钮,键盘图就消失了。

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 (二)输入特殊符号

在一些文档中常常可以看到这样的情况:如果同意请在“□”内打“V”,不同意请在“□”内打“X”。为什么不用“Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客”和“Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客”呢,原来未掌握输入特殊符号的方法。

1、字体法

把1~0的10个数字输入后,将它们设置为“Marlett”字体,这时10个数字变成:

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其中从3到9的符号都是用得着的符号。

把a~z的26个英文字母置为“Marlett”字体,这26个字母就变成:

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其中“a和b”都变成了“Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客”,“r”变成了“Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客”,这是最常用的两个符号。如果需要在文档中输入“Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客”或“Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客”时,就在输入小写的“a”或“r”后,再将它设置为“Marlett”字体。如果需要在表格的单元区城中序列地输入“Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客”和“Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客”时,可预先将表格单元区城设置为“Marlett”字体,以后输入“a”或“r”时就变成“Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客”或“Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客”了。

 如果把1~0的10个数字设置为“wingdings3”字体后,它们就变成:

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要是把26个小写字母设置为“wingdings3”字体,它们就变成:Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客

其中“f、g、h、I”分别变成的“Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客”四个箭头符号是很常用的。在Word 97中没有这两种字体。

 2、插入法
(1)自菜单栏选“插入→符号”,在出现的对话框中(见W4-37:符号对话框图)选择要输入的符号,再点击“插入”、“退出”就完成了一个符号的插入。不过,对话框中符号的多少,取决于装机时的程序安装方法。

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(2)在Word 2000的菜单栏选“插入→特殊符号”,在出现的对话框中(见W4-38:插入特殊符号对话框图)选择要输入的符号后,点击“确定”后即可输入一些特殊符号。

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3、替换法

Office系统的“自动图文集”中提供了一整套“自动更正”方案,不仅可自动更正英语语法、汉语成语、字符等,还可自定义自动更正内容。我们把这种自动更正称之为“替换法”。在文档编辑中,只要按要求输入连续小写字符后,它便可自动替换成一种字符。一些常用的替换符号如下表:

“自动更正”的定义和应用方法还很多,上述方法还是比较快捷的。Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客

 

二十、其他格式

(一)输入带圈的字
自菜单栏选“格式→中文版式→带圈字符”,可从“W4-39:带圈字符”对话框中选择“圈号→样式”,并在“字符”框中输入文字,确定后就可输入带圈的字了。如:输入圆圈字Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客、方圈字Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客、角圈字Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客、棱形圈字Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客等等。

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(二)输入带边框带底纹的字

在格式工具栏点击“Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客 字符边框”按钮后,Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客;在格式工具栏点击“Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客” 字符底纹”按钮,Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客

 

(三)输入着重号

输入着重号有两法:

一是自菜单栏的右键菜单上,点击“自定义→工具栏→钩选“其他格式”即可调出“其他格式”菜单(见W4-40:其他格式菜单);或调出“其他格式”菜单后,在未关闭自定义菜单的情况下,将“Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客”命令拖到窗口的菜单栏上,以备随时应用。输入时,点击菜单中“Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客”命令按钮后,输入的文字、字符就带上着重号了(选取已输入后的文字或字符,再去点击“Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客”命令也可)。取消时着重号,可在选取带有着重号的文字或字符,再点击一次“Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客”命令。或者是在

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(四)纵横混排
       二是在输入需要输入着重号的位置上的右键菜单上,点击“字体→字体→所有文字→着重号”,在“着重号”的下拉菜单上选“.”即可。

(见:W4-41:纵横混排预览)Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客

 

(五)输入带拼音的字

(zài)文字(wénzì)编辑(biānjí)(zhōng)尤其(yóuqí)(shì)编写(biānxiě)教材(jiàocái)需要(xūyào)(zài)(suǒ)输入(shūrù)(de)()(shàng)带有(dàiyǒu)拼音(pīnyīn)()(zài)选取(xuǎnqǔ)需要(xūyào)(dài)拼音(pīnyīn)(de)文字(wénzì)(hòu)()菜单(càidān)(lán)(diǎn)()格式(géshì)中文(zhōngwén)版式(bǎnshì)拼音(pīnyīn)()(nán)”,(zài)出现(chūxiàn)(de)对话框(duìhuàkuàng)中点(zhōngdiǎn)()确定(quèdìng)()()。(见:W4:42拼音指南对话框)Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客

在W4-42图中有一些命令按钮及对话框,基本上都可一看便知。其中:“偏移量”是设置拼音与文字间的行距用的;“字号”是设置拼音字母的字号大小用的。

 (六)首字下沉

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用“首字下沉”的排版方法,可为使文档版面达到美观的效果。方法是选取需要设置为首字下沉的文  字后,自菜单栏点击“格式→首字下沉”,出现首字下沉对话框(见W4-43:首字下沉对话框)后,在首字下沉的“位置”上有“无、下沉、悬挂”三个选项。如选“下沉”位置选项,可自“下沉行数”右边的数字框内设置下沉的行数;如选择“悬挂”位置选项,所悬的字便在一个段落中占去一列的位置。其中“无”,是取消首行下沉用的命令。其中“距正文”的选项,是用作下沉字与段落文字间距的。

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十一、输入下划线及横跨线

(一)输入下划线

从工具按钮栏点按一下划线按钮Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客 (或用快捷Ctrl+U),接着按空格键就可输入下划线。如果按下划线按钮右边的按钮,在他的下划线选项框中(W4-44:下划线选项框),还提供了多种不同的下划线供选用。还可点击“下划线颜色”选项按钮,对线条设置不同的颜色。
下划线还可以作为填空横线使用。如党的十六大于    年   月   日在北京召开。在需要输入下划线的地方,点击下划线按钮(或快捷Ctrl+U),不过这时输入的文字也是带下划线的。如不需再输入下划线时,就再次从工具点击下划线按钮(或快捷Ctrl+U)后。Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客

 

(二)输入横线

1、用绘图法画横线

使用“绘图Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客 ”命令菜单中的“直线Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客 ”命令直接画横线,然后用“线型Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客 ”命令改变所画直线的线型。这样做好处是划线时比较方便,不足之处是所划的线不能随文字移动。

 2、用标点符号生成横线

在Word的文档编辑中,可用标点符号生成横线,但输入的标点符号必须是半角的。现举例如下:

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生成的横线可用拖拽的方法上下移动,并可用拖动上标尺栏的“左缩进”和“右缩进”接钮调整线条的长度。

 

二十二、在文档中插入“域”

(一)关于域

域是在一个文档中可以发生变化的数据。如最常用的添加页码时插入域“PAGE”域,是按照页序变化的;单击“插入→日期和时间”,再点选“自动更新”复选框,其日期和时间,可同时钟一样自动显示时间;

当使用“插入→索引和目录”命令创建索引及目录时,系统将自动插入域建立索引和目录。也可以使用域自动插入作者或文件名等文档信息、执行计算、链接或交叉引用其他文档或项目、执行其他的指定任务,等等。

域代码位于花括号“{ }”中。域的插入方法有二:一是用特定命令插入,如“插入”菜单中的“日期和时间”等;二是按下 Ctrl+F9 组合键并且在域的花括号之间键入相应信息后插入的(不能用键盘上的字符插入域的花括号),所显示域代码的结果(如计算的结果),有些类似于Excel中的公式,具体来说,域代码类似于公式,域结果类似于公式计算得到的值。隐藏域代码的方法是:单击“工具→选项”命令,单击“视图”选项卡,然后清除“域代码”复选框。

 

(二)插入域举例

1、在Word文档中插入统计数字

如要在文档自动统计出本章共有x字。在“共”与“字”之间点击“插入→域”在出现的对话框(见W4-45:域对话框1)的“域名”中选“文档信息”,在“域名”中选“NUMWORDS”,再点击“确定”即完成本章共有2204字的插入。Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客

如选取域后,点击鼠标右键,在其条幅式菜单上,点击“切换域代码”命令,可见所插入的域代码格式为“{ NUMWORDS   \* MERGEFORMAT }”。

需要说明的是,域代码是不会自动更新的,要知道最新的文档字数,还需要在域代码处点击鼠标右键,并在其条幅式菜单上点击“更新域”命令。

2、用域代码插公式

如果计算机内未安装公式编辑器,也可用域代码编辑公式,且域代码编辑的公式可插入到文字之中。

Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客如在文字编辑中插入Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客的公式,点击“插入→域”在出现的对话框(见W4-46:域对话框2)的“域名”中选“公式和等式”,在“域名”中选“EQ”,点击“域代码”,再点击“选项”,在“域选项”的“开关”对话框(见W4-47:域选项对话框)中选“\F(,)”接着点击“添加到域”命令,并在“(,)”中的逗号前输入“3”,在逗号后输入“4”,再点击“确定→确定”即完成Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客公式的输入。其域代码的格式为“{ EQ \F(3,4)}”。

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Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客如果要输入Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客的公式,可切换域代码后,在“EQ”后“\”前输入“3”,其公式格式为“{ EQ 3\F(3,4)}”。

Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客用Eq域选项开关中的“f”和“r”代码,创建一个公式:{eq\f(1,x+{eq \r(3,x-y+6)})},切换域代码后的结果:

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2、用特定命令插入域

许多域是通过特定的命令插入文档中的,如点击“视图→页眉和页脚”,再点击“页眉和页脚”工具条上的“插入‘自动图文集’”便出现一个英文条幅式菜单;如果点击“自动图文集→页眉/页脚”,出现的是中文条幅式菜单(见W4-48:页眉/页脚两种文字菜单)。

 

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         点击菜单栏的“插入→域”自“类别”列表中选“等式和公式”,在“域名”列表中选“EQ”;点击下面的“域代码→选项”,自“域选项→选项→开关”列表中选“\ R ( ,  )”再点击“添加到域”,在域代码“EQ \R(,3)”框中的的园括号内逗号后输入3,点两次退出,即显示出Word办公实用操作技术(4) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客

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