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快乐老头的博客

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身体健康快乐.学到老.活到老.快乐自己 退休快十年了,在家无事可做,每天上电脑玩。有时也帮别人用“Excel”给做些统计表,退体后的时间里约做过100多种统计表。我做这些统计表的目的是让别人的工作更轻松,只求别人满意,从不收取一分钱。我从来就把别人让我做的事看成是一种乐趣,没事干反而难受。

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第六章 Word制表  

2012-02-09 21:18:41|  分类: Word实用操作 |  标签: |举报 |字号 订阅

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第六章  Word制表

用Word制作文档,免不了有许多内容要用表格或名单形式表述,尤其是还不熟悉Excel制表的情况下,能用好Word进行轻松的制表,是文字处理中较为重要的一环。

Word不仅可以制表,而且还可以在表格中设置公式,进行自动运算;

将Word的表线设置成“无框线”或“擦除”表线,既保留制表域又打印不出表线,可扩展其运用范围,如制作名片、支票、名信片、公文模板等;

Word表格中的数据源,可用邮件合并的方法套打信封、信函、证书、工资条等。

一、生成表格

(一)用制表符生成表格

1、制表符的种类

在窗口的左上角上下标尺交会处就是制表符位,当点击“制表符”时,可改变制表符的种类,共有五种制表符:

Word办公实用操作技术(6) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客左对齐制表符

Word办公实用操作技术(6) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客居中对齐制表符

Word办公实用操作技术(6) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客右对齐制表符

Word办公实用操作技术(6) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客小数点对齐制表符

Word办公实用操作技术(6) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客竖线制表符

在Word 2000XP中还有两种符号:

Word办公实用操作技术(6) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客首行缩进

Word办公实用操作技术(6) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客悬挂缩进

2、制表符的设置方法

(1)录制名单(表项)。点选所需的制表符后,再到横标尺上点击一下,就会在横标尺上出现一个所选的制表符。按照表项设完制表符后,在文字录入中,按“Tab”键,光标可从上一个制表符跳到下一个制表符,自动实现文字段落的上下对齐(见W6-01:制表符应用实例)。如文字段落的位置不当,可在全选整个名单后,左右拖动制表符进行调整。不用的制表符拖向菜单方向就可消失。Word办公实用操作技术(6) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客

 (2)将名单转换成表格。选取整个名单后,自菜单栏选:表格→(Word2000XP选“转换”再选)“将文字转换成表格“,在其对话框中(W6-02:将文字转换成表格),再选“表格格式”的“分隔文字的位置”中的“制表符”,确定退出后就完成了名单转换成表格的操作。Word办公实用操作技术(6) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客

 (二)将文本转换成表格

1、录入文字段

生成表格的文字段中,可以是“逗号”、“制表符”、“空格”、“段落”或自己喜欢的其它符号,但必须是半角字符。下面就用“逗号”分隔的方法录制一段文字:

姓名,性别,年龄,文化程度,职称,籍贯

李三,男,26,大学,助工,四川成都

张大大,男,35,研究生,高工,辽宁大连

2、文字段转换成表格

选取要转换成表格的文字段落范围,自菜单栏选:表格→(Word2000XP选“转换”再选)“将文字转换成表格”,出现“将文字转换成表格”的对话框后(W6-02:将文字转换成表格),检查列数与行数是否与所制表格的要求相同,如不相同,可重新输入数字;再检查分隔符是否与段落的符号一致,确认无误后再确定退出,即完成文字转换成表格的操作。

 这是转换后生成的表

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 (三)表格转换成文本

(1)选取要将表格转换成文本的表格范围。
(2)自菜单栏选:表格(Word 2000XP选“转换”)→将表格转换成文字,出现(见W6-03:将表格转换成文字)对话框后,检查转换后需要保留的文字分隔符(如:段落标记、逗号、其他字符、制表符)是否适合文字转换后的要求,单击“确定”即可将表格转换成文字。

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 (四)快速生成空表格

1、用“+、-”号生成空表

在空行处输入一个“+”号、再输入若干“-”号、再输入“+”号,根据单元格的多少反复输入“+”号、“-”、“+”号,按Enter(回车)后即可生成一行表格。如:

 +------+------+-------+

 

 

 

 2、插入法生成表格

点击工具栏的“插入表格Word办公实用操作技术(6) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客 ”命令按钮,出现一个4×5的表格行列对话框(W6-04:插入表格对话框),拖选需要的行列数并点击此框,即可生成一个空白表。Word办公实用操作技术(6) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客

 3、绘制法生成表格

点击工具栏的“表格和边框 Word办公实用操作技术(6) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客”命令按钮,出现对话框后(W6-05:表格和边框),直接用对话框中的“绘制表格Word办公实用操作技术(6) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客 ”工具绘制表格。Word办公实用操作技术(6) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客

 二、插入表格行列

(一)增删行

1、增加行。当光标位于右边的单元格时,按“Tab”键或将光标移到右边单元格外侧,按“Enter”(回车)键可在下面插入一行。如光标在最后一行的右侧,按“Tab”键可下加一行。

2、删除行。在需要删除行左边的右键菜单上,点击“删除行”命令即删除一行;也可将光标置于右边单元格外侧按“Delete”键删除下一行。

(二)增删列

1、增加列。光标在表格上沿出现“Word办公实用操作技术(6) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客 ”符号时,从右键菜单点击“插入列”命令。

2、删除列。光标在表格上沿出现“Word办公实用操作技术(6) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客 ”符号时,从右键菜单点击“删除列”命令。

三、调整表格行高及列宽

(一)拖拽法调整行高及列宽

1、调整列宽。光标指向竖表线出现一个带左右箭头的十字符号时,即可拖拽表线调整表格的宽度。当光标进入表格后,在窗口的上标尺栏显示出与表格列线数相等的“网状”方块,称上“制表站”(见W6-06:上制表站),拖拽上“制表站”也可调整表格的宽度。Word办公实用操作技术(6) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客

 2、调整行高。光标指向横表线出现一个带上下箭头的十字符号时,即可拖拽表线调整表格的高度。当光标进入表格后,在窗口的左标尺栏显示出与表格列线数相等的“网状”方块,称左“制表站”,拖拽左“制表站”也可调整表格的高度。

3、调整单元格的表线宽度或高度。先选取需要调整高度或宽度单元格,再拖拽表线进行调整。

4、让调整表线不呆板。按住Alt键+拖拽(移)表线或制表站调整表格的宽度和高度时,可使调整操作不呆板,而且还可在“制表站”中显示出高度或宽度的数值。

5、超最小极限的表线调整。当调整表线出现表线自动回位的情况时,说明表线已调到单元格最小限度,如果还需向超最小极限调整表线,可按住Ctrl+Atl+拖拽表线。

(二)自适应法调整行高及列宽

用鼠标左键双击表线,即可产生最适合文字的表格宽度和高度。

(三)表格的行列迁移

在Word表格制作中,整行或整列的迁移或位置交换的方法是:

1、行的迁移

(1)在迁移行左边框外的右键菜单上点击“剪切”命令;

(2)在放置行左边框外的右键菜单上点击“粘贴行”命令,移动的行便放置在选择行的上边了。用这种方法还可将移动行粘贴到表格上、下边框外。

按“Shift+Alt”+“?”或“?”可将选择行向上或下做位置移动。

2、列的迁移

(1)在迁移列上边框线外的右键菜单上,点击“剪切”命令;

(2)在放置列上边框外的右键菜单上,点击“粘贴列”命令,移动的列便放置在选择列的左边了。用这种方法还可将移动列粘贴到表格的左、右边框外。

3、一表分为两表

按“Shift+Ctrl+Enter”组合键,可将表格分为上下两张表。

四、表格属性设置

表格属性设置中,按照对表格的选取范围不同,出现表格属性对话框的内容也是有很大区别的。以全选表格的属性为例:

(一)表格的绕排

Word所制的表格,在常规情况下,无论是大表格或是小表格,都是要占据整行的。表格的绕排,就是让文字环绕表格左、右的不同位置排列。

1、Word 98中表格的绕排

在表格制作完成后选取整张表格,将其剪切;

自菜单栏选:编辑→选择性粘贴→出现对话框后选:作为→图片→确定后即可粘贴为图片;

然后用鼠标右键点击粘贴为图片的表格,出现对话框后选“设置图片格式”, 再从“环绕”对话框,选“环绕方式”,按自己要求设置即可。

2、Word 2000XP中表格的绕排


在Word 2000XP中所做的表格,其表格本身就带有图片的性质。在光标进入表格后,表格的左上方即显示出一个“ ”方块,当光标进入这个方块后,可拖动整个表格的放置位置;在右下方显示出一个小方块,拖动这个小方块,可以调整表格的大小(W6-07:Wrrd 2000XP的表格样式)。Word办公实用操作技术(6) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客

 用鼠标双击表外左上角的“Word办公实用操作技术(6) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客 ”方块时,便出现“表格属性”对话框,在对话框中选“表格”,出现的对齐方式有“左对齐、居中、右对齐、无、环绕”五种(W6-08:表格属性对话框),选其中的一种对齐方式并确定,即完成表格与文字的绕排。

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 (二)表格定位

只有选择“环绕”的设置后,“定位”按钮才处于可选状态。点击“定位”按钮后便出现“表格定位”对话框(见W6-09:表格定位)。在一般的制表中,表格定位的操作是被忽略的,但在套打(如套打支票的精确对位)中,表格的定位设置是十分重要的。为减少文字重复,将在后面的套打章节中细述。Word办公实用操作技术(6) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客

 (三)表格边距设置

从表格属性对话框中点击“选项”按钮,在表格选项对话框(见W6-10:表格选项)中可进行的设置有:

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1、设置单元格边距。通过上、下、左、右边距的设置,让输入单元格中的文字与单元格产生或不产生边距,达到美观实用的效果。

2、默认单元格间距。在“默认单元格间距”下有“允许调整单元格间距”的复选框,如不选,其单元格无变化,如选取,所有的单元格都变为双线间距。下表是设有“默认单元格间距”的表格。

 

 

 

 

 

3、选项。在选项下有“自动重调尺寸以适应内容”的复选框,如不选,输入文字超过单元格宽度时,会自动换行;如选取后,输入文字超过单元格宽度时,会自动将单元格加宽。

 (四)单元格属性设置

在“表格属性→单元格”对话框中有“尺寸”、“垂直对齐方式”和“选项”三个大项的设置(见W6-11:表格属性的单元格设置),这三个大项中前两项的设置方法一目了然。点击“选项”命令后,在出现的“单元格选项”(见W6-12:单元格选项)对话框中又有“单元格边距”和“选项”两个设置项。其“单元格边距”与前面“(三)表格边距设置”中的“设置单元格边距”是相同的。但在“选项”中有两项设置:

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 1、文字换行。在默认情况下,“文字换行”是常选项,设置与不设置都不影响文字自动换行,是为配合“适应文字”选项用的。

2、适应文字。复选设置后,可让文字自动适应单元格的大小,这在套打操作中,是十分有用的设置。

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(五)表格中画斜线

选取要画斜线的单元格后,自菜单栏选:“表格→绘制表格”,出现“表格和边框”(见W6-13:表格和边框)选项图后,点击图中“外侧框线”的下三角Word办公实用操作技术(6) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客按键,在其中点击左(右)斜线图,便可在选定单元格内插入左(右)斜线。

如果需要在一个单元格内画多条斜线,可以使用绘图程序中的直线命令在单元格中直接绘制。

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 Word 2000\XP的“表格”菜单中有“绘制斜表头”分项菜单,它提供了五种样式(如W6-14:插入斜线表头),在“行标题、数据标题、列标题”等处写入文字,确定后可能会出现对话框提示“表头单元太小,无法包含所有标题内容时,可确定后,让系统自行对单元格进行调整。对于绘制斜表头,也可使用“绘图”中的“直线”命令绘制。

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 五、格式化表格

表格制作完成后,要使表格美观大方,就要对表格进行格式化。诸如文字方向、对齐方式、字体、字号、边框和底纹等等。这些格式化操作都可从选取表格中的对象后,在其右键菜单中选择相关的格式命令进行格式化操作:

(一)标题行重复

超出一页纸的表格要分页打印。让每页表格都自动加上相同的标题行(中文应称“表头”)的方法是,选取表头行后自菜单栏选:“表格→标题行重复”即可设。设置后,如果第一张表的标题项目有更改,下面表的标题项目也自动跟着更改了。

如果要将表名(中文称“标题”)同标题行(表头)一起重复,需要划出表格框线将表头框起来,再将这些框线擦除,让表头处于一个制表域之中。再将表名同标题行(表头)一并选取,并自菜单栏选:“表格→标题行重复”。

(二)单元格中的文字间距

表格中的每一个单元格就等于是一篇文档,对整个文档用什么方法进行格式化,在一个单元格中也可使用同样的方法进行格式化。比如“段落”设置,许多人就知道在文档中使用,而不知道在单元格中使用,致使表格中文字行间距等同于整个文档,显得十分的散乱。调整单元格中的文字间距的方法是:在选定要设置的单元格(区域)后,自菜单栏选:格式→段落→出现的“段落”对话框后(W6-15:段落对话框)→选“缩进和间距”→再选“行距”中的“固定值”→并从“设置值”中修改其数值,使之达到满意的行距效果。

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(三)让分散对齐更美观

如果分散对齐后,左右两端都顶到表线上,就显得不太美观。要使分散对齐更美观,最好对单元格中的文字进行左右缩进的设置。方法是在W6-17:段落图中选:缩进→并在“左”、“右”文字框中修改缩进的值,使其达到满意的效果。从下表可以看出,设置与不设置“缩进”所显示的不同效果:

未设格式

已设格式

 

张三

张三

 

王大为

王大为

 

司马横空

司马横空

 

(四)边框及表线设置

一些需要展出的表格,如果注意一下边框及表线的设置,会显得更美观。方法是自菜单栏选:格式→边框和底纹(见W6-16:边框和底纹)→边框→用“设置”和“线型”两个选项配合进行设置。其设置效果见样表1、样表2、样表3、样表4.。还有多种边框样式,不再例举。Word办公实用操作技术(6) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客

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(五)隐含表格线段

一种方法是选定要隐含的线段单元格,自菜单栏选:表格→绘制表格,出现“表格和边框”选项图后,单击图中“外围框线”的小三角按钮,选其中隐含的边框线条,或选(W6-05:表格和边框)中的“擦除”按钮,擦除要隐含的边框线。

(六)隐藏单元列或行

对不打印但又需要保存其内容的行(域)或列(域),在选取该行(域)或列(域)后,按“Ctrl+Shift+H”即可将它们隐藏起来。重复上述操作就可撤消隐藏。

对隐藏的行、列内容,按工具栏上的Word办公实用操作技术(6) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客 “显示/隐藏编辑标记”按钮,可实现显示或隐藏的行、列内容。但所显示隐藏的文字下面带有点状下划线。

注:此方法同样适用于文字段落的隐藏。

(七)表格中的右键菜单

在表项操作中,每次都要从菜单栏去选用命令,显得有些麻烦。如果在选定一个单元格(区域)或选定整个表后单击鼠标右键,都会出现一个右键菜单,选择表的区域位置不同,出现的右键菜单也不完全相同。

如插入单元格、删除单元格、插入列、删除列、插入行、删除行、合并单元格等操作。根据右键菜单上的提示,选择不同的命令进行各种操作,就方便多了。

六、在表格中创建运算公式

(一)单元格名称定位

做好一张Word表格后,无论这张表格放在窗口的什么位置,表格左上端的单元格都是“A1”单元格。用“字母”表示列,向右依次为A、B、C、D…列;用“数字”表示行,向下依次为1、2、3、4…行,详见下表:Word办公实用操作技术(6) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客

 (二)表格数字定义

Word表格中由手工输入的数字称“常量”,由公式计算产生的数字称“变量”。

(三)公式中的运算符

Word公式中的运算符共12个,分别是:“+”加、“-”减“*”乘、“/”除、“%”百分比、“^”幂方、“=”等于、“<”小于、“< =”小于等于、“>”大于、“> =”大于等于、“< >”不等于。

(四)公式中的运算函数

Word的运算函数共17个。函数的应用方法等同于Excel中的同名函数。下表是最常用的9个函数:

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 (五)公式对单元格的引用方法

设置公式前必须先输入=号,然后输入函数及()号。在()号输入引用单元格名称定位。在公式中引用多个单元格时,用逗号分隔;引用单元格区域时,首尾单元之间用冒号分隔。以求平均值为例:

如求B1:B5的平均值,公式格式:

指定具体的单元格区域=AVERAGE(B1:B5)或指定整列=AVERAGE(B:B)详见下表:Word办公实用操作技术(6) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客

 

如求A1:A5;B1:B5两列单元格区域的平均值,公式格式为:=AVERAGE (A1:B5)详见下表:

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如求A1:E2两个单元区域的平均值,公式格式为:=AVERAGE (A1:E2)详见下表:

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 如求A1、B3、C4、D3、E2不连续单元格的平均值,公式为:=AVERAGE (A1,B3,C4,D3,E2)详见下表:

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 (六)在表格中进行计算

1、用公式对话框设置公式

(1)用鼠标左键单击变量单元格;

(2)自菜单栏选:表格→公式,出现公式对话框(W6-17:公式对话框);

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(3)如果W6-18的公式对话框中,所建议的公式并非所需,可将“公式”框中的公式部分删除后保留“=”号;

(4)在对话框的“粘贴函数”文字框中点击“Word办公实用操作技术(6) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客”,从出现的函数菜列表中选取所需的函数。例如,要进行求和请单击“SUM”;

(5)在公式的括号中键入(点选)引用单元格。如果需要计算单元格A1与B4中数值和,应建立这样的公式:=SUM(a1,b4);

(6)在“数字格式”框中输入数字的格式,例如,要以带小数点的百分比显示数据,请单击“0.00%”。

检查所设置的公式无误后,点击对话框中“确定”,变量单元格中即显示出计算结果。

Word是以域的形式将计算结果插入到变量单元格的。如果所引用的单元格中的常量值发生了更改,请选定变量单元格(即“域”),然后按“F9”键,即可重新计算结果。

(7)行、列快速求和。如变量单元格位于某行的右端,自菜单栏选:表格→公式,显示在公式对话框内的公式=SUM(LEFT),意为对左面单元格区域求和,点击确定即可完成行的求和。

如变量单元格位于某列的下端,自菜单栏选:表格→公式,显示在公式对话框的公式=SUM(ABOVE),意为对上面单元格区域求和,点击确定即可完成列的求和。

2、人工输入公式

按“Ctrl+F9”在变量单元格插入一个“{}”域,并在“{}”域中输入公式。以对B4:D4单元格域求和为例,其公式如

{=SUM(B4:D4)}

公式完成后,按F9即转换出B4:D4的求和变量数值。

输入公式时必须在半角字符状态下进行。如公式中的“=”、“()”、“:”号等都必须是半角字符。在输入“=”号及函数后,必须成对的输入“()”号,然后再向“()”中输入引用单元格。如果在公式{=SUM(B4:D4)}中,将D4按全角字符输入,在按F9后,单元格会显示:

!语法错误,:D4

注:如工作表中的运算比较复杂,最好把工作表放到在Excel中去做,做好后再复制到Word文档中来。如在复制方法上采用“粘贴为超级链接”,还可以随时返回到Excel对工作表进行修改。

3、更新域及显示域

用鼠标左键点击变量单元格的数字,其数字会自动加上底网格,再用鼠标右键点击该数字,即出现一个对话框(如W6-18:域操作),点击对话框中的“更新域”可重新计算数字,其效果等同于按“F9”键;如点击“切换域代码”可显示公式。如要将公式返回为变量值,需重复切换域代码的操作。

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 (七)工具计算

1、自定义工具计算按钮

自菜单栏选:工具→自定义→出现自定义对话框后选→命令→此时出现“类别”和“命令”两个对话框:在“类别”对话框中选→工具;在“命令”对话框中找到“工具计算”命令(如W6-19:自定义工具计算按钮),然后将它拖到工具栏。Word办公实用操作技术(6) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客

 


2、运用工具计算

(1)在表格中运用工具计算。选取需要计算的单元格域,然后用鼠标左键点击“工具计算”按钮,此时在编辑状态栏出现“计算结果是:XXXX。”(如W6-20:显示计算结果)。但显示的计算结果在几秒钟内就消失了,消失后的计算结果已自动存放到剪贴板中。这时只要用粘贴命令即可粘贴到变量单元格内。

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注:在表格中使用工具计算,只能用于求和的运算。

(2)在文件编辑过程中运用工具计算。如在文件编辑过程中需要进行计算,可在编辑窗口的任意位置编写计算公式,选取公式后,在用鼠标左键点击工具计算,同样会在编辑状态栏显示计算结果,并将计算结果存放到剪贴板中。可用粘贴的方法将计算结果粘贴到文件的任何指定的位置。

(123+456+789)/(456-123)粘贴出结果是4.11

(123+456+789)*456^3粘贴出的结果是129712140288

(123-56)/22*(6+8)^2粘贴出的结果是596.91


如果在公式中使用了全角字符,或公式格式不正确,比如在上面的公式中在(6+8)字段中用了一个全角括号,在执行工具计算时,编辑状态提示:

计算结果是:语法错误,+。

公式中的计算顺序为:负号、百分比、乘幂、乘除、加减、连接符、比较运算符。用工具计算的方法可以进行复杂的运算。只要能列出正确的公式,就能准确的计算出结果。由于计算结果是存放在剪贴板中的,这就从根本上保证了向文件或表格中写入数字的准确性。比使用计算器更优越更可靠。

(八)调用机内计算器

机内计算器(见W6-21计算器),有普通型和科学型两种模式,从计算器的“查看”菜单中可任选计算器类型。Word办公实用操作技术(6) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客

 1、调出机内计算器

(1)在文档编辑中使用机内计算器,可自开始菜单调用。路径是:开始→程序→附件→计算器,打开他即可使用。不用时用鼠标左键点击屏幕的任何位置,它便以一个按钮的形式回到托盘栏上,自托盘栏点击计算器图标又可再次调用计算器。

(2)将计算器以快捷方式放到桌面上,方便日常调用。按(1)的路径找到计算器,然后用鼠标将计算器拖到桌面上,以后可随用随打开。

2、使用机内计算器

(1)使用机内标准型计算器时,可用小键盘上的数字及小键盘上的“+”加“-”减“*”乘“/”除键,并可用计算器上“编辑”菜单中的“复制”与“粘贴”命令,直接将计算结果插入到文档中的位置上去。
(2)使用机内科学型计算器(见W6-22科学型计算器),时,可直接在编辑栏内输入公式,进行不同进制以及角度、弧度、梯度的计算。

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七、插入Excel工作表

在常用工具栏上点击“插入Microsoft Excel工作表”按钮Word办公实用操作技术(6) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客 ,在其下方出现的表格定义框中,选取需要定义的单元格行列数后,点击定义框,即出现一个Excel表格编辑窗口,窗口的大小,可用拖拽的方法进行调整。表内的各种操作的方法,与Excel的操作方法完全相同。完成表项各种操作后,在表外任意双击,即可退出编辑状态(见W6-23:Excel工作表编辑状态)。双击Excel工作表区,又可再一次进入Excel表的编辑状态。移动或复制工作的方法也与Excel的操作方法相同。

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