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快乐老头的博客

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关于我

身体健康快乐.学到老.活到老.快乐自己 退休快十年了,在家无事可做,每天上电脑玩。有时也帮别人用“Excel”给做些统计表,退体后的时间里约做过100多种统计表。我做这些统计表的目的是让别人的工作更轻松,只求别人满意,从不收取一分钱。我从来就把别人让我做的事看成是一种乐趣,没事干反而难受。

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第十章 Word文档合并及套版打印  

2012-02-09 21:27:23|  分类: Word实用操作 |  标签: |举报 |字号 订阅

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第十章  Word文档合并及套版打印

合并打印是指在文档(表格)中的部份字段(内容),需要改写一次再打印一次的文档,通过邮件合并的方法,将主文档需要改写的内容与数据源合并,让它自动改写并进行打印。如“成批打印信封、成批打印信函、单条记录打印”等;套版打印是指在先期印好的证书上,准确地将文字套打到图形版面的文字添加位置上。

一、Word 2000成批打印信封

在机关工作的人员,每次发文要写上百多个信封。写信封,对于机关工作人员来说是件比较繁重的工作。其实,我们完全可以把这件工作交给计算机去做。

机关使用的信封,在国家标准信封序列中的名称及我们的习惯称呼如下:

1、普通信封5:(220×110毫米),习惯称“小号信封”。

2、大型信封7:(230×160毫米),习惯称“中号信封”。

3、大型信封9:(324×229毫米),习惯称“大号信封”。

各种型号信封的打印,其操作方法是一样的。现以小号信封的成批打印为例。

第一步:建立数据源

先对信封打印中所涉及的内容,用Excel、Access或Word等程序中的一个程序,以表格的形式建立数据源文档。这个数据源不仅可供所有型号的信封共用、还可用于信函、标签等格式的文档进行成批打印。因此,表中的项目设定可包括不同打印的需要。下面用Word 2000做一张名为《成批打印类数据源》的数据源表。因为我们所用的信封上已将寄信人的数据印上去了,表中可不设置寄信人的数据项目。下表是一个简单的信封数据源。

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 第二步:选择信封模板

进入Word 2000后选:工具→中文信封向导→出现“信封制作向导”对话框后(见W10-01:信封制作向导)→样式→普通信封5:(220×110毫米),其他如(生成选项、收信人信息、寄信人信息)选项都可不选,点击“完成”后即生成一个名为“信封-Mierosoft Word”的新文件(见W10-02:小号信封模板)。这时可将这个文件改名(什么文件名都可,目的是方便查找)存为“小号信封打印”。

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      这时在窗口菜单栏上又自动加了一条菜单(见W7-03:信封制作向导)。为便于运用,特对图中部分按钮的用途作了标注。如将鼠标停留在某个按钮上时,也可自动显示出该按钮的用途提示来。

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 第三步:导入数据源

在“小号信封打印”的文件界面下选:工具→邮件合并→出现“邮件合并帮助器”对话框(见W10-03:邮件合并帮助器),框内有“1主文档、2数据源、3合并数据和文档”三个选项。对三个选项操作方法是:

对“1主文档”,在“创建”项的下拉式菜单中选“信封”,此时在“创建”按钮下部提示:“合并类型:信封;主文档:D:\成批打印类\小号信封打印.DOC”。对其“设置”项可不进行任何操作。

对“2数据源”,在“获取数据”项的下拉式菜单中选→打开数据源。此时“获取数据”按钮下出现“数据:D:\成批打印类\成批打印类数据源.DOC”;再点击“编辑→数据:D:\成批打印类\成批打印类数据源.DOC”按钮,便完成数据源与信封文档的内部链接。

对“3合并数据和文档”项可不进行任何操作。

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  第四步:邮件合并及格式化

点击邮件合并工具栏(W10-04:邮件合并工具栏)的“插入合并域”按钮,在下拉式菜单中列出了与数据源相同的“邮政编码、单位地址、收信单位、收信人”四个项目(见W10-05:域名)。

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 1、插入邮件合并域

将光标放置在信封模板上的《收信人邮编》,点击邮件合并栏的“插入合并域”再从下拉式菜单中点“邮政编码”,完成《邮政编码》的域合并,然后再删除原来的《收信人邮编》;用同样的方法将“单位地址”、“收信单位”和“收信人”插入到相应位置,并删除信封模板上的《收信人地址一》、《收信人地址二》、《收信人姓名》、《收信人职务》、《发信人地址》、《发信人姓名》及《发信人邮编》的域项。

2、对插入域格式化

对邮政编码中的字体、字号及字间距可不变更,如果位置不能完全打印到位,可用整体拖动文字框的办法进行调整。如拖动时很呆板,可按住“Alt+鼠标左键”拖动进行微调。

再对单位地址、单位名称及收信人的字体、字号及位置进行必要的调整,以使打印效果更美观。

第五步:成批打印信封

1、合并到打印机

在打印前,先从菜单栏选:文件→页面设置→纸型→将“方向”设置为“横向”。然后才可进行打印操作。

(1)打印单个信封,点击菜单栏的“定位记录”按钮,再点击“上一记录”或“下一记录”,按信封模板上所显示的信封内容(W10-06:显示的单个信封),点击菜单上的打印按钮,即可打印出选定的信封。

(2)成批打印信封,点击菜单栏的“合并到打印机”按钮,出现的“打印”对话框后,再进行打印范围等项的设置,摘除不打印的信封页后,即可成批地打印信封。

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 2、合并至新文档

自菜单点击“合并至新文档”按钮后,系统将所有数据源中的数据合并到整个文档中去,形成一个信封为一页的新文档。本人认为,这样的合并,除了比较直观外,并没有多大的优越性,而且还要占用大量的磁盘空间。此选项一般可不选用。

3、维护数据源

一是点击菜单栏中的“编辑数据源”按钮,在出现的“数据表单”上对数据源进行维护和编辑。

二是打开“成批打印类数据源.DOC”文件,直接对数据源表进行维护和编辑。

二、Word XP成批打印信封

Word XP成批打印信封与Word 2000很多相同的地方,但却有一些不同的地方。

第一步:建立数据源的方法同Word 2000;

第二步:进入数据源的方法是选“工具→信函与邮件→邮件合并向导”;
出现(W10-07:邮件合并菜单1),点选“信封”,然后点击“下一步:正在启动文档”命令;

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出现(见W10-09:信封选项对话框),自“信封尺寸”的条幅式菜单中选一种信封尺寸,然后确定退出;

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 此时又回到(W10-08:邮件合并菜单2),再点击“下一步:选取收件人”;出现(W10-10:邮件合并菜单3),点击“浏览…”;

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出现(W10-11:选取数据源菜单),点击“查找范围”右边的文字框的下三角?按钮,文件中找到所需要的数据源文件,确定退出;

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 此时出现(W10-12:邮件合并收件人数据源),如不需要进行“编辑”等操作,即可确定退出。

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 第三步:点选“工具→信函与邮件→显示邮件合并工具栏”,调出“邮件合并工具”栏(W10-13:邮件合并工具栏)。这个工具栏与Word 2000的邮件合并工具栏(见W10-04:邮件合并工具栏)相比,命令按钮多了一些,但他包含了Word 2000的邮件合并的全部命令。

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第四步:邮件合并及格式化的操作,与Word 2000基本相同,特别要提到的是“邮政编码”的格式化,需将邮政编码的字间距加宽到16磅,再微调邮政编码的上下位置。

W10-13:邮件合并工具栏2上的各个命令按钮,可用鼠标指向影显法,了解其用途。许多命令都可试一试就能掌握他的用法。

三、打印标签

在一张A4纸上可以打印多张标签。如果打印标签往信封上贴,比打印信封更省事。现以Word XP为例,介绍打印标签的方法:

 第二步:邮件合并

点击:“工具→信函与邮件→邮件合并向导→标签(见W10-14:邮件合并上部菜单)”,再点击“下一步:正在启动文档→标签选项”;

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第三步:设计标签版式

在“标签选项”对话框中点击“新建标签”,在弹出的“新建自定义标签”对话框中,选定使用的纸张,并精心设计标签的各种尺寸,在(W10-15:新建自定义标签对话框)标有各种尺寸,最后输入“标签名称”,两次确定后退出(W10-16:生成后的版面图);

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第四步:合并数据源

继续第二步的操作,在“邮件合并→下一步:选取收件人→浏览”,进入“选取数据源”对话框,从“我的数据源”菜单中找到数据源文件后,确定退出;

第五步:插入标签域及格式化

选取第一个要插入域的标签,自菜单栏点击“工具→信件与邮件→显示邮件合并工具栏(或菜单栏的右键式菜单上点选“邮件合并)”,调出“邮件合并”工具栏,再点击“插入域”Word办公实用操作技术(10) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客按钮,在出现“插入合并域”(W10-17:插入合并域对话框)中点击“域”下框中的“邮政编码、地址1、单位、部门”,逐条插入;

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 点击“邮件合并工具栏”上的“查看合并数据”Word办公实用操作技术(10) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客命令按钮,显示出第一个标签中插入的内容,然后对分行、字体、字号、段落、各条目的位置等进行格式化,使之达到满意的效果;再续第二步操作,在“邮件合并”菜单上,点击“下一步:选取标签”,出现的“下一步:预览标签”菜单中(W10-18:邮件合并下部菜单)点击“更新所有标签”,此刻,在每一个标签上都更新了(W10-19:更新后的所有标签)标签内容;

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 第六步:打印标签

点击“邮件合并工具栏”上的“合并到打印机”命令按钮,在出现的“合并到打印机”Word办公实用操作技术(10) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客(W10-007:打印记录选项)菜单上,可选择“全部”、“当前记录”以及打印范围进行打印。

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 四、合并打印信函

一般的情况下,打印信函都是预先在信函的抬头处留出空位,如:“       先生:”、“          全体员工”等,成批印制后,再分别用手工填写收信人或收信单位。如果能用合并打印的方法,让它每打印一张信函,就自动在抬头位置上换一个人的姓名或者单位名称不是更好吗。现以打印《慰问信》为例,介绍合并打印信函的步骤和方法:

第一步:建立数据源

用Word建立一个数据源表。因数据源是可以共用的。故仍采用本章“一、成批打印信封、第一步:建立数据源”中的《成批打印类数据源》表

第二步:建立慰问信文件

将慰问信的内容输入到一个件中,并进行必要的格式化,然后命名存入到指定的文件夹中(假定文件名为“成批打印慰问信.doc”)。

第三步:合并数据源

1、创建主文档。自菜单栏选:工具→邮件合并→邮件合并帮助器(见W10-03图)→1.主文档→创建→套用信函→出现对话框后点击“活动窗口”(这里指的是当前编辑的文件),此时在创建按钮的下面出现“合并类型:套用信函;主文档:D\成批打印类\成批打印慰问信.doc”(这里的文件名和文件路径完全是自定义的);

 2、打开数据源。在邮件合并帮助器对话框中选:2.获取数据→打开数据源→在打开数据源对话框中查找→《成批打印类数据源》表并点击“打开”→在出现的对话框中点击“编辑主文档”按钮,此时在“获取数据”按钮下出现“数据:D\成批打印类\成批打印慰问信.doc”,完成主文档与数据源的内部链接;

3、插入合并域。将光标放在“全体职工”前的位置上,自邮件合并工具栏(见W10-04图)点击:插入合并域(见W10-05)→出现菜单后点击“收信单位”,此时在信函的抬头位置上出现“《收信单位》全体员工:”式样,完成插入合并域。

第四步:打印信函

1、打印单件信函。自邮件合并工具栏点击“查看合并数据”按钮,此时可从信函的抬头位置上看到“***公司全体员工:”字样,再点击“上一记录”或“下一记录”按钮,选取要打印的单位进行打印;

2、成批信函。自邮件合并工具栏点击“合并到打印机”按钮,出现打印对话框后,进行必要的打印设置(如指定不打印的信函等设置)后进行成批打印。

五、打印单条记录

以发工资为例。因为工资领取人要了解月度工资的构成情况,故每次发工资时,都要交给工资领取人一张工资条,即便是在目前工资已进入个人银行账户的情况下,也是如此。我们把这个工资条称为“单条记录”。单条记录打印的步骤和方法是:

第一步、建立数据源

单条记录打印的数据源,一般可以使用Excel工作簿中的月度工资表。但通过反复试用后发现,Excel工作簿中的月度工资表作为数据源合并打印后,再也无法用Excel去打开原来的工作薄了。这等于是对原工作薄的一种“破坏”。可先用Excel建立工资表,然后将它复制到Word的文档中作为数据源,如将下表命名为“2000年1月工资表”存盘退出(W10-21:工资表数据源)。

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 第二步:建立单条记录文档

将工资表的表头复制到一个新建文档中,并在表头下加一行待合并数据用的空白表格(见W10-22:备用表头),命名为“2000年1月工资条”存盘。

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第三步:合并数据源

自菜单栏选:工具→邮件合并→邮件合并帮助器

1、建主文档。在“邮件合并帮助器”对话框中选:主文档→创建→分类→活动窗口。此时在创建按钮下面出现“合并类型:分类;主文档:D\打印工资条\2000年1月工资条.DOC”;

2、合并数据源。在“邮件合并帮助器”对话框中选:获取数据→打开数据源→在“打开数据源”对话框中查找数据源文件→找到并打开“2000年1月工资表.doc”文件,此时在“获取数据”按钮下面出现“数据:D:\打印工资条\2000年1月工资表.doc”同时在工具栏多出一条邮件合并工具栏;

3、插入合并域。将光标进入表头“职工名称”下的空格内,点击邮件合并工具条的“插入合并域”再点击下拉式菜单中的“职工名称”完成职工名称的域合并。并用同样方法完成后面各项的域合并。

第四步:合并至新文档及打印

点击邮件合并工具栏的“合并至新文档”按钮,此时在“开始”菜单栏列出一个名为:“分类1-Microsoft Word”的文件,点击这个文件名便显示出邮件的全部合并情况(W10-23:邮件合并后的文档)。这时可对该文档作必要的格式化处理后进行打印。如要保留该文档,可改名存盘,如不需保留可予放弃。

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 六、套版打印奖状

合并邮件法套版打印,是最常用的一种打印方法,学会成批打印信封的方法以后,其它用合并邮件法套版打印的文档,除版式不同外,方法都是一样的。以打印奖状为例:

1、建立主文档

在建立新的文档后,先进入“文件→页面设置→纸张→纸型”将页面尺寸设置成与实际纸张尺寸大小相等,再按文字在页面上的位置(减除图形所占用的位置),设置上、下、左、右边距,在输入常用的文字时,留出可变文字的位置,如:

《单位》:

在XXXX年度开展的全国优秀船舶竞赛中,经评审委员会评比,你单位《船名》被评为《奖励种类》,望继续努力,争取更大的荣誉。

2、建立数据源

按“单位、船名、奖励种类”为表格栏目,新建一个数据源文档;

3、合并数据源成批打印

按照套打信封的方法,通过邮件合并,将“单位、船名、奖励种类”分别插入对应的位置,再对字体、字号、段落等进行调整后,便可进行成批的打印了。

七、打印支票的设置

很多套版打印是可以通过制表法进行的,越是不容易套打的版面,用制表的方法更有其优越性。现在虽然有了支票打印机,但它只能打印数字,文字的内容还要靠人工填写,而且打印出来的支票并不十分美观,用计算机打印的支票就漂亮多了。方法是:

1、建立支票打印文档

扫描一张支票(现金支票、转帐支票均可),并按图片插入到一个新建的文档中去。文档的页面设置:

(1)纸张

纸型:自定义大小

宽度:22.5厘米

高度:8厘米

(2)页边距

上、下、左、右均为0厘米

装订线位置:左

方向:横

页面设置完成的后,将图片的大小调到与页面尺寸相等(见W10-24:支票页面样式)。

2、绘制表格

先在图上画出一个表格框,然后点击框线左上方 的符号,选取整个表框,然后在右键菜单上点击:“表格属性→表格→定位”,在“表格定位”菜单(见W10-25:表格定位菜单)中“水平、垂直、距正文”三个大项中的设置,是推荐参数,要根据不同的打印机打印测试后确定其中参数。

定位参数设置确定后,将表格边框拖到定位的边框处。然后对准需要填写文字和数字的位置,对准图上的表线,继续完成表线的绘制。完成表线绘制后的样式见(W10-24:支票页面样式)图面。因部分表线的间距很小,请参照Word制表中的有关方法。

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 3、设置单元格中文字适应度

分别选取存小写金额域和密码域,自菜单栏点击:“表格→表格属性→单元格→选项”,再复选“单元格选项”(见W10-26:单元格选项图)菜单中的“适应文字”项,两次确定退出。通过这样的设置后,在这些单元格中填写的数字,都会随单元格大小改变字型的大小。

4、调整文字的对齐方式

选取表格中存放文字的单元格,在其右键菜单上,从“单元格对齐方式”的条幅菜单(见W10-27:单元格对齐方式图)选取所需用的对齐方式。存放数字的单元格,有时也需要调整上下对齐位。

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5、打印支票

第一步,保留制表域但不打印表线:选取整个表格,在其右键菜单上选“表格属性→表格→边框和底纹→边框”,在“设置”菜单中选“无”,确定退出。

第二步,只打印填写项不打印图片:自菜单栏选“工具→选项→打印→打印文档的附加信息”中,将“图形对象”复选框中的“Word办公实用操作技术(10) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客”钩去掉,确定退出。

通过上述两步的设置后,用与支票一样大小的纸张进行试打,并将打印式样与支票对照,返复进行表线及对齐方式的调整,使之达到最佳的打印效果。

打印时,遇系统出现:“第一节的页边距设于打印区域之外。是否继续?”(见W10-28:提示页边距设于打印区外)提示时,点击“是”,继续打印。

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八、打印会标

在“第四章、十二、(三)”已经介绍过定义特大号字的方法,可用那些方法打印会标。如果认为那些方法比较麻烦,还可用“艺术字”的方法打印会标。方法是自工具菜单栏选:“绘图→插入艺术字”,在“艺术字”库中选(W10-29:艺术字式样),确定后,在编辑“艺术字”文字框内写入一个会标文字,在设置字体后退出。当光标进入这个文字后,在文字的四面共有8个点(见W10-30:艺术字四周的点),用鼠标向外(内)拖拽任一点,都可任意放大或缩小字型。Word办公实用操作技术(10) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客

九、打印桌签

开一个比较正规一点的会议,总是要制作桌签的,如果想省一点钱,就自己动手好了。分六步来做:

第一步创建数据源:把参加会议人员名单,输入到只有单列姓名的表中(用其他的有姓名的表也可),命名为《桌签数据源》(其他文件名也可)存盘退出;

第二步建主文档:自菜单栏选:“文件→页面设置→纸张→纸型(自定义大小)”,高度及宽度均为21厘米。页边距上、下、左、右均为2.5厘米。命名为《打印桌签》存盘;

第三步制作文本框:点击常用工具栏上的绘图Word办公实用操作技术(10) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客按钮,在其菜单栏点击竖排文本框Word办公实用操作技术(10) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客按钮。在页面的左侧画出一个高于13厘米,宽6厘米的文本框;

第四步合并数据源:在菜单栏任意位置的右键菜单上,勾选“邮件合并”调出邮件合并菜单,点击菜单上的“打开数据源”Word办公实用操作技术(10) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客按钮,在“选取数据源”的“查找范围”中,找到《桌签数据源》文件并打开;点击“插入域”按钮,自“插入合并域”Word办公实用操作技术(10) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客对话框中,插入姓名;

第五步格式化数据:将字体定为“华文行楷”,字号定为130号,段落设置为固定值150磅,其他如“左右缩进,段落间距”均设为0;再点击“格式→文字方向”将文字方向设为“向左”;再用“Ctrl+拖”将定义好的文本框复制并移到右边,将文字方向设为 “向右”。点击“查看合并数据”Word办公实用操作技术(10) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客 按钮,即可显示出首条“定位记录”(W10-31:首条定位记录)。

第六步打印:如果一次打印一张,点击工具菜单栏上的打印按钮,完成一张打印后,再点击下一记录Word办公实用操作技术(10) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客按钮,接着再打第二张;如果连续打印,点击“邮件合并”工具条上的“合并到打印机”Word办公实用操作技术(10) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客按钮,从对话框中对打印记录进行必要的置设,确定后即可连续打印。

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 十、打印稿纸文档

Word 2000\XP都有稿纸打印功能,而打印稿纸的操作只是打印稿纸文档一个序曲。要打印稿纸文档,还有许多操作要做。以打印20×20板面稿纸版面为例:

第一步:设置文档网格

打开需要进行稿纸打印的文档并全选,自右键菜单上选“页面设置→文档网格”,在“文字排列方向”中点选“水平”;在“网格”中点选“文字对齐字符网格”;在“字符每行”设为20,在“行每页”设为20。详见“W10-32:页面设置中的文档网格”设置。
       以上设置完成后,在文档窗口所显示的为20×20板面。

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 第二步:绘图网格设置

在文档网格设置完成后,点击W10-32图中的“绘图网格”,在“对齐”选“对象与其他对象对齐”;在“网格设置”中,将“水平间距”设为1字符,“垂直间距”设为0.5行。对“网格起点→使用页边距”下的选项,待文字进入稿纸格后再行调整。见“W10-33:绘图网格”中的设置。
       再按“Ctrl+A”全选该文档,自右键菜单中点击“段落”,将“行距”设置为“固定值”,将“设置值”设置为“33.4磅”。确定退出。

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 第三步:建立稿纸模板

在原编辑文档的窗口,点击“编辑→Office剪贴板”(或按“Ctrl+C”两次)调出剪贴板,再点击剪贴板顶部右侧的下三角Word办公实用操作技术(10) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客按钮,自下拉菜单中点击“新建文档(或点击菜单栏“文件→新建”,直接调出“新建文档”)→根据模板新建→稿纸向导”,在出现“稿纸向导”后(见W10-35:稿纸向导),按照提示点击下一步,对“页面大小→字数/行数→格线设置→页号/附注”等项进行设置,点击完成后,稍等即可生成一张仅适用于打印的稿纸。但这张稿纸无法嵌入文字,要嵌入文字还必须:

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 第4步:设置可嵌入文字的稿纸模板

双击稿纸页面(或点击“视图→页眉和页脚”)调出“页眉和页脚”菜单,在菜单上点击“插入‘自动图文集’”,在其下拉式菜单中点击 “Gallery Example”命令(见W10-36:页眉和脚中的自动图文集),此时在窗口又出现一张海绿色的可嵌入文字的稿纸模板,点选这张海绿色的稿纸模板,按“Ctrl+C”进入复制。

注:只有在建立的稿纸文档长期都存在的情况下,“插入‘自动图文集’”的下拉式菜单中 才有这个命令“Gallery Example”命令。要想随时调用稿纸文档,可按“第6步”介绍的方法操作。

第5步:在稿纸中嵌入文字

在进行了第1步及第2步格式设置的文档上,将稿纸粘贴上去,再拖动稿纸使之与文字对位。第1页做完后,进入第2页继续粘贴与对位的工作,直到做完整个文档嵌入。此时,还可对字体、字号、首行缩进等进行设置。嵌入文字的稿纸完成(见W10-37图)。

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 第6步:让稿纸随时可调用

要每次在对文档进行了第1步及第2步设置后,就可调入稿纸模板进行镶嵌,可将稿纸模板定义到自动图文集中即可。方法是:
        一、点击“插入→自动图文集”调出“自动图文集”菜单(见W10-38图);Word办公实用操作技术(10) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客

 二、点选任意一张稿纸模板,再点击“自动图文集”菜单上的“新建”,在出现的“新建‘自动图文集’”对话框的文字栏输入“稿纸”名称,确定(见W10-39图)。

三、调用时,点击自动图文集菜单的“所有词条→正文→稿纸”,即可插入一张稿纸模板。

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