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快乐老头的博客

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身体健康快乐.学到老.活到老.快乐自己 退休快十年了,在家无事可做,每天上电脑玩。有时也帮别人用“Excel”给做些统计表,退体后的时间里约做过100多种统计表。我做这些统计表的目的是让别人的工作更轻松,只求别人满意,从不收取一分钱。我从来就把别人让我做的事看成是一种乐趣,没事干反而难受。

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第八章 WORD排版  

2012-02-09 21:42:31|  分类: Word实用操作 |  标签: |举报 |字号 订阅

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第八章  WORD排版

一、制作并排文头

(一)合并字符法

如将“经理办工会办”合并,选择“经理办工会办”后,在Word 2000\XP中,点选“格式→中文版式→Word办公实用操作技术(8) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客合并字符”(在Word 97点选“格式→中文产品并排字符”)确定后退出,此时出现的效果是“经理办工会办”,还对它进行必要的格式化,让它更美观一些。Word 97对合并字数的多少没有限制,而Word 2000\XP最多合并字数为六个字。通过反复试验,Word 2000\XP对合并字数的限制是完全可打破的。

在“Word办公实用操作技术(8) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客”的右键菜单上点击选“切换域代码”,在域代码中将eq \o(\s\up 6(经理办)中的“经理办”改为“星球旅行社经理办公室”,把\s\do 2(工会办)中的“工会办”改为“Word办公实用操作技术(8) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客,再次切换域代码,就成了星球旅行社经理办公室星球旅行社工会委员会办公室。如果需要将其上下两对齐,可在显示域代码的状态下,选字数少的一行字,并留下最后一个字不选,再点击字符缩放按钮Word办公实用操作技术(8) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客右的下三角,在出现的菜单中选“其他…→字符间距→间距→加宽”,反复调整加宽的磅数,使之完全对齐即可。在格式调整中要经过四个步骤:一是适当放大字号;二是调整段落行距设置的值;三是将域代码“eq \o(\s\up 6”中“6”的数值增大,以产生最适合的行间距;四是将后面的“联合通知”四个字,用字符缩放按钮Word办公实用操作技术(8) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客 中的“其他…→字符间距→位置→提升”,调整提升磅数,使他位于两行字的中间。文头制作好后的基本式样如:

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(二)文本框法

用文本框法制作表头,无论是制作单行文头还是制作双行文头,他都有两大优点。一是文本框可拖动放置,调整文头的位置最方便;二是在文本框内的文字可在框内设置为分散对齐,解除了用空格键无法调整字间距的困难。如果是对文字较多的文头,采用文本框法制作文头是比较好的一种办法。

(三)制表法

第一步,先做张四个单元格的表格,右边的上下两个单元格合并,把文字输进去;第三步,将表格的框线定为“无框线”或“擦除”表线,使之保留制表域而打印不出表线。

 第二步,自菜单栏选:“表格→自动调整→根据窗口调整表格”,使表格的宽度与窗口等宽。然后定义字号、字体,并将三个单元格中都定为“分散对齐”格式,再适当调整段落;

 第三步,将表格的框线定为“无框线”或“擦除”表线,使之保留制表域而打印不出表线。Word办公实用操作技术(8) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客

 

二、制作公文模板

制作公文模板与普通制表的方法是完全相同的,制作完成后,将不需要打印出来的表线擦除掉,并将表线及表中标题改变为红色。再用格式栏上字符缩放按钮Word办公实用操作技术(8) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客菜单中提供命令,对“字体”、“字符间距”进行设置。现举两例:

(一)发文稿纸首页模板

发文稿纸首页模板如下图:

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(二)签报纸首页模板

签报纸首页模板见下图:

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三、定义页眉和页脚

一篇书稿写完后,要设置页眉或页脚(一般多为设置页号),如果是分许多个文档编写的书稿,就要设置文档之间的连续页号;有首页不打印页号及将单双页号左右设置的要求等。

(一)设置页眉及页号

自菜单栏点击 “视图→页眉和页脚”,显示出“页眉和页脚”菜单后(见W8-01:页眉和页脚菜单),光标自动进入页眉编辑区,此时在页眉区显示出本篇文档的标题。这时可默认当前页眉,也可在此基础上改写页眉。如果有将页号写入页眉的爱好,可在页眉上设置页号。在进行字体、字号、放置位的调整后,即完成页眉的设置。

如果想要去掉页眉/页脚中的横线,可用以下两种方法:

一是点击“格式→样式→页眉→更改(“更改样式”对话框)→样式→边框→设置→无→确定→确定→应用”即可。

在Word 2000中删除页眉横线,点击:“格式→样式”,在样式对话框中找到并将光标移至页眉,再点击删除。
在Word XP中删除页眉横线,点击:“格式→样式和格式”在其对话框的“页眉”右键菜单上点击“清除样式”。

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 (二)设置页脚页

在进入“页眉和页脚”菜单后(见W8-01:页眉和页脚菜单)将光标转到页脚编辑区,点击菜单上的“设置页码格式按钮Word办公实用操作技术(8) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客 ”,出现“页码格式”对话框(见W8-02:页码格式对话框)后,在“起始页码”的文字框中输入页号,如果是连续书稿,第一章的未页号是10号,需要续前一章的书号时,可在框内输入“11”,确定后退出即可。

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(三)首页不打印页号

一般公文,在首页是不打印页号的。解决这一问题的方法是点击菜单栏“文件→页面设置→版式”,在其对话框中钩选“首页不同”(见W8-03:页面设置中的版式对话框)确定退出后,第一页不在显示页号,从第二页开始显示第二页的号。

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 (四)从第二页起始第一页码

在“(三)首页不打印页号”中介绍的方法,只解决了隐去第一页的页号问题,第二页仍然是第二页。从第二页起始第一页码的方法是:

1、将光标移至首页尾,自菜单栏选:“插入→分隔符”,在“分隔符”对话框的“分节符类型”中选“连续”,确定退出;

2、将光标移至第二页,删除第二页产生的空行。然后自菜单栏点击“插入→页码”在“页码”;对话框中点击“格式”;在“页码格式”对话框中选“页码编排→起始页码”,并将页码设置为“1”,点击两次确定退出。此时第一页与第二页的页码均为“1”;

3、返回首页,再次选“格式→页码”,直接将首页显示的页码“1”删除。

(五)奇偶页不同

如果将单页号位置放置到页右,双页号位置放置到页左,仍按上述方法调出“页面设置中的板式对话框”(见W8-03:页面设置中的版式对话框),钩选“奇偶页不同”,同时自“节的起始位置”的下拉式菜单(W8-04:节的起始位置下拉式菜单)中,选择“奇数页”后,对奇数页的页号进行设置;选择“偶数页”后,对偶数页的页号进行设置。Word办公实用操作技术(8) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客

(六)折页的页号设置

如果在一页纸上按“格式→分栏→两栏”的折页方法排版,一页纸上就要输入两个页号,而且这两个页号都要在其后的若干页上自动编号。其设置方法是:

1、单页页号的设置

点击“视图→页眉和页脚”,在单号页的位置,按“Ctrl+F9”,在出现的“{}”域中输入“=”号,再按“Ctrl+F9”,在再次出现的“{}”域中输入“PAGE”将光标移到中间的花括号外,接着输入“*2-1”,输入完成后的格式为“{={PAGE}*2-1}”,按“Shift+F9”切换域代码,这时页码为“1”。其对应的页号顺序是“1、3、5、7……”

2、双页页页号的设置

将光标移到双页号的位置,并将单页号复制到双页号的位置处,按“Shift+F9”切换域代码,将代码中的“-1”删除,使格式变为“{={PAGE}*2}”,再按“Shift+F9” 切换域代码,这时的页号为“2”。其对应的页号顺序是“2、4、6、8……”

如要将页号设置为“第X页”,可先写上“第页”,然后在“第页”两字之间进行插入域的操作。如果还要页的后页写入“共页”,可在“共页”的两字之间的域中写入“Numpages”域代码,切换域代码后即可显示出总的页数。

注:快捷键“Ctrl+F9”等同于点击“插入→域”命令,反复操作等于插入域和取消域;快捷键“Shift+F9”等同于在域代码右键菜单上的“切换域代码”命令,反复操作等于展示域的公式和域的运算结果。

3、页号位置

自菜单栏点击“插入→页码”,在“位置”菜单中有“页面顶端(页眉)、页面底端(页脚)、页面纵向中心、纵向内侧、纵向外侧”五个页码位置的设置;在“对齐方式”菜单中有“左侧、居中、右侧、内侧、外侧”五种对齐方式。

(七)去掉最后一页

很多文件的排版,常在最后一页只有一、两行,既不好看,也浪费纸张。

点击“工具"自定义"类别"命令”,找到“减少一页Word办公实用操作技术(8) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客 ”命令,并把它拖到常用工具栏。应用时,点击此命令即可。

(八)控制孤行

一段文字的第一行出现在上一页的页尾、或一段文字的最后一行出现在下一行的页首,这就称为孤行。孤行的出现影响排版的美观,也影响阅读,所以Word默认打开了孤行控制功能。如果要允许孤行出现,可自菜单栏点击“工具→段落→换行和分页”,取消勾选“孤行控制”和“段中不分页”即可。

 四、“样式”设置及应用

(一)Word 2000“样式”设置

一般文档的排版,如首行缩进,就输入空格,加上改变字体、字号,再调整调整段落也就可以了。实在不行就多调整几次字号和段落。要是写书稿、写电子文档等,就得非用样式不可了。因样式是排版的基础。

如将标题定为标题1、标题2、标题3……等若干等级,以定义“标题1”为例,在输入标题后并选取这个标题,点击菜单栏的“格式→样式”便出现样式对话框(见W8-05:样式对话框),在“样式”选择区内,点选“标题1”,再点击“更改”命令按钮,又出现一个“更改样式”对话框(见W8-06:更改样式对话框),点击“格式”命令后,自下拉式菜单中(见W8-07:格式菜单),主要对字体、段落两个项目进行设置就可。
注意:对“正文”样式的设置,尽可能不选择“自动更新”选项。

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(二)Word 2000“样式”应用

文档编辑中,根据标题的不同等级,如“标题1”、“标题2”……“正文”等,在输入并选取各式标题后,自“样式”下拉菜单(样式菜单在字体对话框之左,见W8-08:样式下拉菜单)中点选所需“样式”,即完成一个样式的应用。

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(三)Word XP“样式和格式”设置和应用

选取要设置样式和格式的标题,点击菜单栏的“格式→样式和格式”,在编辑窗口的右侧便出现(W8-09:Word XP的样式和格式)菜单,点选“新样式”后,接着又出现(W8-10:Word XP的新建样式)对话框,它与(W8-11:Word 2000的新建样式)对话框内容相比,二者除了在名称和菜单放置位置有区别外,其设置方法都是一样的。

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五、用文档结构编辑书稿

进行了样式设置的文档,在编辑或修改过程中,可自菜单栏点击“视图→文档结构图”,或在工具菜单栏点击“文档结构图”Word办公实用操作技术(8) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客按钮,即在窗口的左侧显示出文档结构的所有标题(见W8-12:文档结构图),点击标题前的+或-的标志,可以显示下一级标题或隐去下一级标题,只要点击结构图中的章节标题,就可方便地进入到那个章节。对于检查整个文档的结构,快速进入某一章节进行文档编辑是十分方便的。

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六、用大纲编辑写书稿

进行了样式设置的文档,点击菜单栏的“视图→大纲”,在编辑窗口显示出“大纲”菜单(见W8-13:大纲菜单),从菜单中的1-7个数字中,可选择标题的显示等级,可用“+”或“-”添加或减少下一级标题或正文的显示(见W8-14:大纲显示图),在选取其标题后,再点击“+”,即可显示出需要编辑的内容。

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 七、索引和目录

(一)创建索引和目录

在进行了样式设置后的文档,将光标放置在文档的项部,从菜单栏点击“插入→(Word XP多一层“引用”)索引和目录”,在“索引和目录”对话框(见W8-15:索引和目录对话框)中,点击目录,选取“显示页码”和“页码右对齐”,按其爱好设置“制表符前导符”,根据需要选择“目录级别”,点击确定后,瞬时便建立好一个文档目录(见W8-16:索引和目录式样)。因创建的是“目录和索引”,有目录作用,同时也有索引的功能,点击其中一个目录便进入该目录的文本位置。Word办公实用操作技术(8) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客
第一步:全选“索引和目录式样”(见W8-16:索引和目录样式)后,点击“复制”命令;

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 第二步:到目录文件后,自菜单栏选“编辑→选择性粘贴”在“形式”对话框中选取“无格式文本”(W8-17:选择性粘贴对话框)并确定。粘贴后的格式(见W8-18:无格式目录)。

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 第三步:待所有章节的“索引和目录”都按第二步要求全部粘贴到书刊目录后,选取整个无格式目录,点击窗口左角的制表符位,使之改变为右对齐制表符Word办公实用操作技术(8) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客 ,然后到窗口上标尺需要定义页号的位置上双击鼠标,在出现的“制表位”对话框中(见W8-19:制表位对话框),点选“前导符(按需要)→设置→确定”,整个书刊目录制作完成(W8-20:完成后目录)。

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 (二)编写书刊目录

第四步:如要改变目录的位置,在选取整个目录后,按住“Alt”拖动右制表符 ,即可进行调整。

第五步:目录的文本制作完成后,要将各章节上设置的“索引和目录”删除。

值得注意的是:因设置索引和目录扩展了文本的页号,使得整个文本页号的位置与文本的实际位置不对位。解决这一问题的方法是:在定义索引和目录后,在索引和目录的尾行外,按“Ctrl+回车”插入一页,让文档的开始标题位于起始页上,然后再重新定义起始页号,使文档的起始页号与原来的起始页号相同。待目录编辑完成后,再将其恢复到原来的状态。

八、分栏排版

选取文档中需要分栏排版的段落,从菜单栏选“格式→分栏”在出现的“分栏”对话框(见W8-21:分栏对话框),可从其“预设”选项中进行“一栏、二栏、三栏、偏左、偏右”的不同栏的设置;可从“宽度和间距”选项中对栏目的“栏宽”和“间距”进行设置;可从“应用范围”右边的菜单中选取“所选文字”及“整篇文档”的设置。如果希望在各分栏中插入一条分隔线,可点击“分隔线”的复选框钩选。

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 九、Word XP打印书籍折叠

选取页面范围"“文件"页面设置"页边距→页码范围→多页"书籍折页”(W8-22: Word XP页面设置中的书籍折页),此时在“多页”命令的下面又多出一个“每册中页数”(W8-23:Word XP书籍折页的每册中页数)命令,还可从其对话框中对每册打印页数进行设置。

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 十、竖排文字

竖排文字只能在整篇文档中进行。自菜单栏选“格式→文字方向”或右键菜单中选文字方向,在出现的文字方向对话框(见W8-24:文字方向对话框)中,有五种文字方向可选用,点选竖方向的提示框,确定即可。

Word办公实用操作技术(8) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客十一、绕排标题

绕排的标题,要用绘图中文本框来制作。绕排的横标题,用“文本框Word办公实用操作技术(8) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客 ”命令;绕排的竖标题用“竖排文本框Word办公实用操作技术(8) - liangdahuai39 - liangdahuai39的博客 ”制作。在对制作的标题进行段落、字体、字号等项的设置后:

(一)取消文本框线条颜色

在文本框的右键菜单上选“设置文本框格式→颜色和线条→线条→颜色→(在颜色下拉式菜单中选)无线条颜色”后,确定退出即可;

(二)设置文本框的环绕方式

在文本框的右键菜单上选“设置文本框格式→版式→高级→文字环绕→环绕方式“中点选所需的环绕方式,确定后退出。

(三)调整标题放置位

用拖动标题的方法调整标题放置位。

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